Depuis le début de nos articles on vous parle beaucoup de bureaux en open-space et flex-office. Si la notion d’open-space est à peu près claire pour tout le monde, celle de flex-office l’est beaucoup moins. Cette semaine on fait donc le point sur ce concept !
Le constat : des changements structurels
En règle générale, dans une entreprise, chacun a son poste de travail attitré, des bureaux fixes et personnels. Le flex-office, ou bureau flexible, est apparu suite à un simple constat : tous les collaborateurs ne sont pas présents en même temps sur leur lieu de travail. Et ce pour différentes raisons : des déplacements, des congés, des arrêts maladies et des réunions. Ce constat a ensuite été confirmé dans le monde post covid, avec l’avènement du temps partiel et du télétravail. Si l’on en croit une étude récente de la société Regus), plus de 50% des salariés dans le monde déclarent travailler hors du bureau 2,5 jours par semaine ou plus. Ce qui implique, dans les bureaux de l’entreprise, une multitude de postes de travail inoccupés, d’espaces inutilisés. Et donc de m² devenant « inutiles » mais pourtant payés par l’entreprise.
Le flex-office : définition
Le flex-office souhaite, comme son nom l’indique, une organisation plus flexible. Le concept nous vient des Etats-Unis. Pour faire simple, chacun s’installe où il veut, quand il veut. Dans le monde moderne du nomadisme, ce concept apparaît comme une évidence. En effet, pour un collaborateur, pourquoi ne pas s’asseoir à cette place près de la fenêtre si prisée lorsque son collègue est en déplacement professionnel ?
Les entreprises instaurent donc de plus en plus d’espaces « partagés » dans leurs bureaux, avec des postes de travail non attribués. Le collectif prône sur l’individuel, les collaborateurs s’installent où ils veulent quand ils le veulent, mais en s’assurant de laisser leur poste libre et vide en partant. En générale plusieurs zones sont proposées, afin de convenir à tous les besoins. Des zones de concentration maximale, silencieuses et des zones plus « actives » encourageant les échanges informels et par conséquent plus bruyantes. Chacun peut donc y trouver son compte, et même alterner pendant la journée, selon les besoins de ses tâches.
Le flex-office : attention au piège
Chez TTT et Florès nous sommes en flex office depuis toujours. En effet, nous travaillons sur une base de télétravail et avons des collaborateurs en temps partiel. Les bureaux comportent donc moins de postes de travail que d’employés. La société Florès s’agrandissant de jour en jour, nous sommes arrivés à la limite du flex-office l’année dernière. Trop de collaborateurs présents au bureau, pas assez de postes de travail disponibles. Il était donc temps d’étendre nos bureaux, ce qui est maintenant chose faite.
Le manque de postes libres est un des inconvénients du flex-office. Mais ce n’est pas le seul. Et le flex-office n’est pas pour tous. Nous vous donnions d’ailleurs dans un article précédent 4 mauvaises raisons de choisir le flex-office. Mais le flex-office peut également être une véritable réussite, si bien pensé en amont. Restez connectés car un prochain article vous éclairera sur tous les avantages et inconvénients de ce concept !
S.B.
