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Accompagnement au changement : l’enjeu de la communication

Les projets de transformation spatiale peuvent être vecteurs de lourds changements pour l’entreprise ou les collectivités. En effet, ils traduisent souvent aussi des évolutions des organisations ou des modes de travail (interactions entre services, transversalité, télétravail, etc).

En fonction des modes de gouvernance existant au sein des entreprises, le niveau d’implication des collaborateurs dans la définition des principes d’aménagements spatiaux peut être très variable. Cela dépend aussi des enjeux opérationnels et stratégiques du projet.

D’un côté : le plan d’aménagement est mis au point par la maitrise d’œuvre et les space planners, sur la base d’une concertation avec les dirigeants pour connaitre les besoins. Les collaborateurs doivent s’adapter aux évolutions prévues et, ont souvent besoin d’être accompagnés dans la création de nouveaux repères et habitudes. De l’autre côté, les collaborateurs eux-mêmes sont concertés et, certains d’entre eux ont même le pouvoir de décision sur les choix fonctionnels liés aux aménagements spatiaux. Ce sont – dans ce cas – eux qui définissent les changements en question, facilitant de fait leur appropriation. 

Qu’elle que soit la méthode utilisée, plus ou moins participative, l’un des enjeux forts des projets de transformation spatiale est celui de la communication. Il pourrait se résumer ainsi : I E I E P R 

Informer : d’abord, informer largement l’ensemble des collaborateurs du contexte opérationnel : 

  • pourquoi le projet, les constats, ce qu’il permet de résoudre
  • le résultat visé : les objectifs, les améliorations souhaitées, les bénéfices attendus

Expliquer : transmettre aux collaborateurs les informations qui leur permettent de se représenter le projet dans sa chronologie, de se repérer et aussi de pouvoir en parler sur la base d’un vocabulaire commun :

  • les acteurs concernés : décideurs, services, prestataires, services 
  • la façon dont le projet va se dérouler : les étapes, les jalons de décisions
  • le cadre opérationnel : les contraintes qui s’appliquent, les délais, le budget etc
  • le moment où ils seront sollicités ou impliqués

Une réunion plénière peut bien se prêter à ces deux premières étapes.

Ecouter : créer des occasions de collecter les réactions des collaborateurs, via une écoute sincère et sans jugement.

Les émotions suscitées ont besoin d’être exprimées (sans quoi elles s’impriment dit-on). Il est essentiel d’être en capacité d’entendre les peurs, les craintes ou les attentes particulières, afin de continuellement clarifier et objectiver le projet. Collecter ainsi les peurs projetées permet aussi d’anticiper les ressources et moyens à mettre en œuvre pour que le projet soit une réelle réussite alors, pourquoi s’en priver ? 

Interroger : écouter est une première étape. Interroger permet d’activer l’écoute et la rendre constructive.

En questionnant les collaborateurs sur leurs peurs par exemple :

En quoi le projet, tel que vous vous le représentez, vous fait peur ? A quelle condition vous conviendrait-il mieux ? pourquoi ? 

Pour ces deux derniers points, des entretiens individuels ou réunions inter-services sont plus appropriés. L’intervention d’une personne non impliquée dans le projet, et formée à l’écoute active est utile pour créer les conditions d’échanges vrais, spécifiques et de confiance.

Prendre en compte : Bien évidemment, cette démarche d’enquête et d’écoute doit être sincère.

Les résultats doivent être étudiés et pris en compte dans le projet lorsque le cadre opérationnel le permet. D’où l’intérêt que ce cadre soit clairement explicité dès le début du projet. (étape 1 et 2)

Rendre compte : Cette étape est souvent sousestimée voire négligée alors qu’elle est essentielle.

Et d’autant plus lorsqu’on demande aux collaborateurs de s’impliquer dans le projet. Il s’agit non seulement d’informer largement et régulièrement des avancées du projet, mais aussi de valoriser le fruit du travail réalisé durant les workshops participatifs par exemple. 

Différents outils de communication peuvent être déployés dans ce but :

  • Affichages, f
  • il d’info dédié via les outils de travail collaboratif numériques,
  • réunion plénière,
  • site web dédié, etc.

Dans chaque cas, nous sommes convaincus de l’intérêt de soigner particulièrement :

  • la forme esthétique de ces supports
  • la pédagogie mise dans la narration pour faciliter sa compréhension (mode de narration, choix du vocabulaire, trajets de lecture, illustrations…)

C’est la raison pour laquelle, au sein de la Tool to Team, nous intégrons dans nos missions d’accompagnement au changement et spaceplanning, la réalisation de livrables spécifiques de ce type.

Vous l’aurez compris, COM-MU-NI-QUER c’est 1/3 de la réussite du projet, un exercice qui peut paraitre banal, mais qui se révèle en fait être très subtil. Si vous avez besoin de conseil en la matière, voire vous formez aux méthodes d’écoute active, contactez-nous !

C.G.

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