Le concept de « bureau à temps partagé » est né chez les consultants, dans les années 90. L’objectif ? Optimiser le nombre de places en fonction du taux de présence des salariés. Si toutes les professions ne se prêtent pas à ce type d’aménagement, bien des entreprises y ont vu leur intérêt en terme d’optimisation des surfaces de bureaux. Évidemment, le télétravail qui s’est généralisé va renforcer la tendance du flex office.
Ce qui est intéressant, c’est de voir que le « flex office », comme son prédécesseur l’open-space, est devenu un repoussoir. Au point que certaines entreprises préfèrent lui donner d’autres noms. Ce, afin d’éviter de braquer des salariés ou mettre sur le qui-vive leurs élus. Le flex office reste un moyen. S’il est devenu cet épouvantail, c’est en bonne partie parce qu’il est souvent considéré comme un postulat dans les projets d’aménagement. Chez Tool to Team, nous l’avons toujours considéré comme un moyen, parmi tant d’autres, pour répondre à des besoins.
Un exemple réussi de flex office
Voici comment les résidents d’un lieu, qui ne voulaient pas entendre parler de flex office, ont finalement décidé de le mettre en place. Et en sont toujours très heureux.
Chez Michelin, sur le site des Carmes à Clermont-Ferrand, une entité a pour projet de rénover son plateau pour mieux répondre à de nouvelles façons de travailler. L’équipe Tool to Team accompagne ce collectif. Nous nous assurons en amont que les résidents du plateau auront la possibilité de décider des aménagements. Ce, à travers une équipe d’ambassadeurs et d’ambassadrices réunis en « équipe projet », et représentant l’ensemble des résidents.
Puis, nous réalisons un travail de compréhension des usages grâce à un jeu inventé par Cyrielle Girod. Celui-ci permet à chacun de raconter sa journée en faisant ressortir ce qui se passe bien, et les difficultés rencontrées.
Des usages variés et temporaires
De cette analyse, nous faisons ressortir que ce collectif a des usages variés et temporaires pendant une même journée. Mais des aménagements uniques pour y répondre.
Concrètement ? Des personnes arrivent tôt le matin pour finir la présentation de leur copil de 9h. De 8h à 9h, elles saluent 70 personnes qui passent devant leur bureau. Pas question d’ignorer le bonjour d’un collègue ! Donc, le besoin d’un lieu calme, qui donne la certitude de ne pas être déranger entre en conflit avec le plus élémentaire savoir-vivre.
Notre raisonnement est le suivant : pour répondre à des usages variés, il faut des aménagements variés. Pour qu’ils puissent être utilisés au moment où une personne en a besoin alors les postes doivent être partagés. Les ambassadeurs et les ambassadrices vont au contact de leur collègues pour soumettre cette idée et notre recommandation est de ne surtout pas forcer qui que ce soit.
Finalement, bingo ! Les ambassadeurs et ambassadrices, qui ont bien compris l’intérêt de cette solution, ont réussi à convaincre 80% de leurs collègues en assurant aux 20% restants qu’ils conserveront un bureau fixe. Morale de cette histoire : quand le flex-office est un moyen au service d’usages variés et qu’il est consenti par celles et ceux qui le vivront, l’épouvantail se transforme en une fée « Opportunité ».
E.P.
