Après avoir lu une étude sur l’appropriation des espaces de travail, nous avons pensé qu’il serait intéressant de partager nos commentaires. Cette étude a été publiée dans la revue Activités en octobre 2021 et se nomme « Une perspective située pour penser l’appropriation des espaces de travail « par activités » », rédigée par Chiara Lai, Maria Laneva, Marc-Eric Bobillier Chaumon et Audrey Abitan.
L’objet de cette étude est de comprendre comment les environnements de travail « basés sur l’activité » sont appropriés (ou non) par ses utilisateurs.
Environnements de travail « basés sur l’activité », ça veut dire quoi ?
Les environnements de travail « basés sur l’activité » sont des lieux qui « offrent une diversité d’espaces et de postes de travail, dédiés à certains types d’activités – identifiés et décrits en termes de «concentration», d’«interaction», de « collaboration », ou d’«échanges informels», «spontanés» ou «planifiés», etc. », d’après les auteurs de l’article (page 3).
La conception basée sur les usages, proposée par Tool to Team, amène à identifier les différents usages au cours d’une journée. Pour répondre à ces usages, les concepteurs imaginent des espaces et des postes de travail qui y répondent (salle silence, lieu de créativité, etc). Pour que ces espaces et ces postes puissent être utilisés par plusieurs personnes dans une même journée, ils ne peuvent pas être attribués à des personnes fixes. D’où l’intérêt du flex office ou bureau partagé.
La recherche que nous citons dans cet article est basée sur une étude de terrain menée trois ans après l’emménagement d’un bâtiment conçu sur le triptyque : flex office (bureaux partagés), clean desk (libérer son poste suite à son passage), et paperless (numérisation des documents pour réduire les zones de stockage).
Une évolution des usages et des besoins… après conception !
Ce qui est frappant dans les conclusions de cette étude, c’est de prendre conscience à quel point « les acteurs remodèlent et reconfigurent leurs espaces de travail pour les rendre pertinents pour leur action » (page 28). Cela souligne l’écart qui existe entre la prescription donnée par les concepteurs des environnements (règles associées à des espaces de concentration, d’interaction, d’échanges informels, etc.), et la façon dont les acteurs les font évoluer pour répondre à des besoins et des usages. Soit, parce qu’ignorés par les concepteurs, soit, parce qu’apparus post aménagement en raison des évolutions du contexte de travail (organisation du travail, interactions entre départements, nature de l’activité, etc.).
Quelques exemples pour bien saisir la nature des ajustements réalisés par les usagers :
Du point de vue individuel
- Les bulles mises à disposition pour permettre aux personnes de se concentrer et éviter les interactions au sein des open space sont des espaces très convoités.
- Des personnes qui, devant la concurrence pour l’accès aux bulles et leur besoin d’interaction dans un lieu qui ne dérangera par leurs collègues, lisent la règle à leur manière en prétextant que 3 réunions d’une heure permettent de rester dans la bulle 3 heures sans contrevenir à la règles des 2 heures « de réunion » consécutives.
Du point de vue collectif
- Le macro-zoning est pensé pour rapprocher les services qui sont le plus en interaction. Il permet d’entrainer les équipes dans un « « faire ensemble » productif et pertinent du point de vue de leur travail » (page 26). Toutefois, il ressort que les personnes choisissent de se rapprocher par affinité, en recréant des liens d’équipe rendus difficiles par le flex office… Quitte à densifier le nombre de places dans un espace pour être avec leurs collègues proches.
Des perspectives pour l’équipe Tool to Team
Cette recherche nous amène, en tant que concepteurs des aménagements de travail, à nous poser la question suivante : quels sont les lieux de régulation, pour faire évoluer les espaces de travail, en fonction des évolutions du quotidien des usagers ?
Chez Tool to Team, notre accompagnement perdure quelques mois après l’emménagement. Cela permet faire vivre des boucles de régulation, afin de faire atterrir les environnements de travail aux plus près du quotidien des usagers.
Cette recherche vient questionner notre pratique dans sa capacité à concevoir des lieux de discussion pérennes sur les espaces de travail, pour s’assurer que les locaux continuent à répondre aux usages qui évoluent. Cette question fait écho à deux parti-pris qui nous guident chez Tool to Team :
- Assurer, dans la conception, des environnements de travail modulaires qui peuvent évoluer sans travaux longs et coûteux,
- Confier à celles et ceux qui vivent les espaces, le soin de les faire évoluer, en leur donnant la décision sur les aménagements de travail.
Nous profiterons des projets que nos clients nous confierons pour réfléchir à la meilleure manière de faire évoluer les locaux en fonction des évolutions de travail, en gardant comme cap de confier la décision à celles et ceux qui les habitent.
E.P.
