Tool to Team gif spinner
Carte Blanche

Flex office dans les administrations et collectivités : une hérésie ?

Alors que les open spaces ont mauvaise presse, des élus et des directeurs nous demandent de plus en plus d’envisager le Flex office pour leurs agents. Est-ce une bonne idée ? 

Le Flex office, c’est quoi ?

Le Flex office, c’est un ensemble de bureaux non attitrés, et donc à allocation dynamique. Vous arrivez, vous vous installez à un poste libre ou pré-réservé. Le flex-office permet de réduire le nombre de postes de travail utilisés par les personnes très souvent en télétravail, réunion ou déplacement. Il les mutualise. 

Halte aux idées reçues !

Il n’y a pas un bon type aménagement pour tous, mais divers types plus ou moins adaptés à divers métiers et certaines priorités.

Quelles sont, à notre avis, les bonnes raisons et les mauvaises raisons d’envisager le Flex Office ?

  • La bonne raison, c’est toujours de vouloir proposer des locaux mieux adaptés aux besoins objectifs des salariés et agents. 

Les surfaces libérées permettent de proposer des espaces complémentaires, des types de postes inhabituels et alternatifs, ou des environnements innovants adaptés aux attentes de tous et en particulier des jeunes générations. 

Dans cette optique, le Flex devient un changement gagnant-gagnant ou chaque salarié – y compris le sédentaire – bénéficie d’espaces plus variés. De meilleures conditions de travail. Un meilleur engagement. L’organisation y gagne réellement en efficience et attractivité.

  • La mauvaise raison, c’est en général de vouloir réduire drastiquement les surfaces de bureaux sans se préoccuper du bien-être des utilisateurs. 

Le travailleur se sent alors lésé, il perd en bien-être et en motivation. Donc il perd aussi en engagement. Cette option coûte, en réalité, très cher à l’entreprise.

Alors quid des administrations et collectivités ?

Pour des personnes fréquentant souvent leur poste de travail, c’est-à-dire, plus de 12 à 15 heures cumulées par semaine, il est illusoire de proposer un passage en Flex-office. Il est en effet naturel de vouloir laisser son mug et ses affaires en place et de s’approprier un espace.

Et bien, comme pour les sociétés privées, tout dépend. La première question à se poser est celle de la durée effective cumulée d’utilisation du poste de travail. Beaucoup de métiers administratifs classiques sont plutôt sédentaires. Le Flex n’est donc pas une organisation transposable à la majorité des postes

En revanche, certains métiers présentant beaucoup de déplacements ou de réunions pourraient correspondre… alors, pourquoi pas ? Si un nombre significatif de personnes utilise moins de 12 à 15h par semaine, son poste de travail, alors, il peut être pertinent d’envisager un système de bureau à attribution dynamique. 

Pensez-vous qu’il faille alors décider unilatéralement de lancer une étude de passage au Flex-office ?
Bien sûr que non !
Si les utilisateurs ne sont pas associés à la démarche, il y a de fortes chances qu’ils vivent très mal le changement. Imaginez un peu qu’on vous annonce qu’on envisage de vous flexibiliser… Vous auriez quelques raisons de vous inquiéter. 

A ce stade, il convient, selon nous, de lancer une démarche plurielle (un peu dans ce style là) : 

  • constater que l’utilisation des locaux n’est pas optimale et qu’elle pourrait offrir davantage de qualité de vie,
  • fixer des objectifs généraux, un cadre spatial et budgétaire au projet, 
  • monter un groupe de travail associant des représentants des utilisateurs qui conduiront la réflexion tout en étant médiateur de leurs collègues, 
  • consulter un professionnel afin qu’il travaille avec les utilisateurs et fasse une étude d’opportunité et de définition de ce que pourrait être le projet de réaménagement intégrant éventuellement des postes de passage et d’autres espaces répondant à des attentes en gain de qualité de vie. 

Mais ce n’est que le début d’une longue marche !
Un projet intégrant des bureaux à attribution dynamique représente une rupture par rapport aux représentations classiques de ce qu’est un bureau.

Cela demande donc un accompagnement pendant l’élaboration du projet, sa réalisation et son lancement. C’est sur ce constat que nous avons construit l’offre Tool-to-Team

O.T.

Intéressé par le sujet ?Partagez-le avec votre communauté sur...
LinkedInTwitterFacebook
idée neuve : ampoule
Ce sujet vous passionne ?
Vous souhaitez en
discuter ?
Prenons contact Voir toutes nos références