Habituellement les missions de space planning s’achèvent à la réception des travaux et des mobiliers. Le space planner s’assure que tous les mobiliers commandés ont été livrés et positionnés conformément au plan. Il vérifie aussi que ces-derniers fonctionnent. Il a suivi les entreprises pendant le chantier et vérifie que les locaux livrés soient conformes au cahier des charges dans le moindre détail. La phase d’ajustement et de corrections peut s’avérer plus ou moins fastidieuse. Quoi qu’il en soit, une fois que les locaux sont livrés, c’est comme si le projet d’aménagement était bouclé. Mais, comment occuper ses nouveaux espaces de travail ?
Dans la tête du client : les équipes vont pouvoir enfin reprendre leurs activités professionnelles au pied levé et retrouver leur rythme de production habituel dans un environnement tout nouveau tout beau.
Oui, mais non.
S’accorder sur la manière dont ses nouveaux espaces de travail seront utilisés
D’autant plus si les transformations spatiales effectuées sous tendent une évolution des modes de travail, au travers :
- des nouveaux équipements installés (matériel de communication à distance, matériel de réservation des salles, suites logiciels de travail collaboratif à distance etc)
- des nouveaux usages définis et des façons d’occuper l’espace (typologies des positions de travail, passage à du flex office ou multispace, télétravail …)
- des nouvelles organisations entre services.
Le temps nécessaire à la prise en main des nouveaux locaux est souvent sous-estimé. Pourtant, il est bien réel : c’est le temps de l’appropriation des lieux.
Prendre le temps de s’approprier les lieux
Dans le cas d’un passage d’une organisation spatiale de type « bureaux individuels cloisonnés » à du flexoffice ou multispace, il est primordial d’accompagner cette phase d’appropriation de manière spécifique et assumée. Il s’agit, non seulement, d’aider les équipes à se créer de nouveaux repères et de nouvelles routines de travail dans un cadre matériel différent, mais aussi à définir ensemble comment cohabiter au mieux dans ces espaces plus ouverts, plus « mobilisants » (au sens qui mettent en mouvement pour se déplacer d’une position de travail à une autre), potentiellement plus bruyants ou distrayants.
Poser les bases collectives de nouvelles formes de cohabitation
Cela fait partie intégrante du processus d’accompagnement au changement. Il a pour but de co-construire les règles d’usage et de vie dans les nouveaux lieux. Le plus efficace est de se baser sur des cas concrets, en proposant des mises en situation de travail au sein des locaux fraichement livrés. On y invitera les collaborateurs à partager leurs besoins et leurs craintes :
« De quoi avez-vous besoin pour être dans les conditions de travail optimales ? »
« Qu’est ce qui rendrait votre travail le plus inefficace ou qu’est-ce qui pourrait vous empêcher de le faire à cet endroit ? »
Faire appel au ludique pour mieux occuper ses nouveaux espaces de travail
Au sein de la Tool to Team, nous aimons beaucoup animer ces échanges sous des formes ludiques ou inspirées des outils d’éducation populaires ou du théâtre (débat mouvant, clown, théâtre de l’opprimé). Nous nous efforçons de permettre l’expression de chacun pour définir le cadre de fonctionnement qui conviendra à tous, en adoptant des postures constructives. Les collaborateurs prennent pleinement conscience des conflits d’usage qui pourraient survenir, définissent s’il est possible de les éviter et s’entrainent à les réguler, si besoin. Bref, un véritable « coaching spatial » pour clarifier et définir le cadre humain nécessaire à l’optimisation du cadre bâti !
C.G.
