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Comment faciliter l’implication des usagers dans les projets de transformation spatiale ?

Dans un précédent article intitulé Conduire le changement ou changer de conduite, nous présentions tout l’intérêt d’impliquer les collaborateurs dans le projet de transformation spatiale de l’entreprise et ce, à plusieurs niveaux. Revenons ensemble sur ces points.

Les niveaux d’implication des usagers

Lorsque l’on prépare un projet de transformation spatiale, il est utile et important d’impliquer les usagers :

  • dans la conception du changement spatial à venir
  • dans les décisions qui les concerneront en tant qu’usagers des lieux
  • une fois les aménagements livrés : dans la recherche d’ajustements matériels ou technologiques précisément ajustés à leur réalité

Cette démarche participative se caractérise par ce que on appelle : la co-construction des espaces avec les usagers. Ces-derniers sont habituellement représentés par un groupe de personnes volontaires, qu’on appellera ici des « ambassadeurs ». Ils prennent part au déroulement du projet tertiaire, depuis le lancement jusqu’à l’emménagement dans les nouveaux locaux (soit entre 9 mois et 15 mois), en apportant leurs connaissances fines des activités menées par l’entreprise, de son organisation, des interactions nécessaires entre ses membres, etc. 

Les ambassadeurs portent un rôle engageant et impliquant, c’est pourquoi il est crucial de les accompagner et les ménager tout au long du projet. Voyons comment. 

Ménager les ambassadeurs pour aménager l’espace

Dès le démarrage du projet, tout l’enjeu pour les facilitateurs et spaceplanners est avant tout de faire en sorte que les différents types de contributeurs au projet aient une vision commune claire :

  • du rôle qu’ils endossent 
  • de la façon dont ils vont l’incarner auprès de leurs confrères et consoeurs  
  • du temps à y consacrer (nombre et durée des ateliers participatifs, collecte d’informations auprès de leurs confrères.soeurs, réunions de suivi, visites de lieux inspirants, etc)
  • des ressources dont ils ont besoin pour assurer ce nouveau rôle (moyens de communication, budget spécifique, formation, etc).

L’ambassadeur, un rôle à part entière

Ce rôle d’ambassadeur demande beaucoup d’énergie. Il faut être actif pendant les workshops participatifs ! Cela demande aussi de sortir de ses missions habituelles ou de sa zone de confort. Par exemple, collaborer avec de nouvelles personnes, présenter et justifier les choix faits auprès de ses confrères.soeurs, accueillir leurs remarques ou remises en question, s’acculturer à un nouvel univers lexical (architecture, technique, bâtiment, etc).

Le facilitateur, le médiateur du projet de transformation spatiale

Le rôle du facilitateur est primordial, puisque qu’il va permettre de préserver l’énergie nécessaire à chacun pour assurer son rôle, en :

  • donnant envie de contribuer au projet : informer, expliquer 
  • garantissant le cadre de travail établi : organiser, planifier, chronométrer
  • fournissant les conditions humaines et matérielles d’une collaboration créative : stimuler, inspirer, ouvrir les champs, décaler, remuer, mettre en mouvement
  • régulant l’énergie du groupe : dynamiser, recentrer, apaiser
  • accompagnant les contributeurs: soutenir, coacher
  • en valorisant et célébrant le travail fourni.

Transformer l’espace, mais pas que…

Les techniques de facilitation de projet et de coaching que nous déployons au sein de la Tool to Team ont pour vocation d’inscrire l’expérience collaborative et participative offerte par le projet de transformation spatiale, dans un processus apprenant et mobilisateur pour les contributeurs et donc pour l’organisation. 

C’est-à-dire un processus qui permette de :

  • s’interroger à titre individuel et collectif sur ce que l’on a appris autant que sur le résultat atteint, 
  • se détacher de ses habitudes, 
  • cultiver une ouverture à la nouveauté pour s’adapter aux changements, 
  • travailler en transparence. 

Le lieu de travail, est le cadre palpable commun à chacun des collaborateurs, ainsi que le cadre des relations qu’ils entretiennent les uns avec les autres. S’appuyer sur un projet concret et facilement appropriable – comme la rénovation des espaces de travail ou la création de salles collaboratives – permet non seulement de visualiser le système relationnel au sein de l’entreprise, mais aussi de le faire évoluer. 

L’humain transforme l’espace tout comme l’espace transforme l’humain. En avoir conscience est une chance à saisir pour faire d’une pierre deux coups, à condition de s’en donner les moyens. 

C.G.

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