Depuis la généralisation du télétravail, les entreprises font face à une situation pour le moins paradoxale. Le mardi, impossible de trouver une salle de réunion disponible ou un bureau libre. Le vendredi, les locaux semblent presque déserts. Alors, les bureaux sont-ils trop petits ou trop grands ? Ce paradoxe est aujourd’hui partagé par de nombreuses organisations ayant adopté des modes de travail hybrides.
Un constat devenu courant dans les organisations hybrides
Le travail hybride a profondément modifié les habitudes de présence au bureau. Si la fréquentation moyenne des locaux a diminué, elle est également devenue beaucoup plus irrégulière.
Dans de nombreuses entreprises, les journées du mardi, mercredi et jeudi concentrent une grande partie des présences. À l’inverse, les lundis et vendredis sont souvent plus calmes.
Cette situation crée une impression contradictoire. Certains jours, les espaces semblent largement sous-occupés. D’autres jours, ils paraissent insuffisants pour accueillir l’ensemble des collaborateurs présents.
Pourquoi les présences se concentrent-elles sur certains jours ?
Plusieurs facteurs expliquent cette concentration. Tout d’abord, le télétravail est souvent utilisé pour prolonger le week-end ou pour réaliser des tâches nécessitant davantage de concentration. Les collaborateurs privilégient alors le lundi ou le vendredi pour travailler à distance. Les temps partiels, les RTT ou certaines absences régulières sont également fréquemment positionnés en début ou en fin de semaine. Par ailleurs, les déplacements professionnels sont souvent programmés sur ces mêmes périodes.
À l’inverse, les journées du milieu de semaine sont privilégiées pour les activités collectives : réunions d’équipe, ateliers collaboratifs, projets transverses ou encore présence des managers et des collègues avec lesquels les interactions sont les plus fréquentes.
Le bureau devient alors un lieu de rencontre et de coopération, davantage qu’un simple lieu de production individuelle.
Comment répondre à ce paradoxe ?
Pour répondre à cette nouvelle réalité, il est essentiel de s’appuyer sur une compréhension fine des usages.
La première étape consiste à mesurer l’occupation réelle des espaces. Les taux de présence, les pics d’affluence ou encore l’utilisation des différents types d’espaces permettent d’objectiver les besoins et d’éviter les décisions fondées sur de simples impressions.
La flexibilité constitue également un levier majeur. Des espaces polyvalents, des salles transformables ou du mobilier mobile – comme les cloisons par exemple, dont on vous parlait dans un article précédent – permettent d’adapter plus facilement les locaux aux variations de fréquentation.
Enfin, il est souvent nécessaire de repenser la répartition des espaces. Dans certaines organisations, la demande porte désormais davantage sur des espaces collaboratifs que sur des postes de travail individuels.
Le véritable défi : gérer la variabilité
Pendant longtemps, les bureaux étaient dimensionnés pour accueillir un effectif relativement stable. Aujourd’hui, ils doivent absorber des variations importantes d’une journée à l’autre.
Le défi n’est donc plus uniquement de savoir combien de mètres carrés sont nécessaires, mais comment concevoir des espaces capables de s’adapter à des usages fluctuants.
À l’heure du travail hybride, la question n’est plus de choisir entre des bureaux trop grands ou trop petits. Elle consiste plutôt à créer des environnements suffisamment flexibles pour répondre aux nouveaux rythmes de travail des collaborateurs. Et pour ça on s’y connait chez Tool to Team !
H.N.
