En entreprise, l’intégration d’un nouvel arrivant est une étape cruciale. Non seulement pour la personne concernée, mais aussi pour la structure dans son ensemble. Chacun va pouvoir tester l’autre pour voir si son fonctionnement lui convient. Mais c’est également l’opportunité pour l’entreprise de bénéficier d’un regard neuf, encore non biaisé par les habitudes.
Un terme qui est devenu assez populaire dans les entreprises est le rapport d’étonnement. Souvent sous-estimé, parfois moqué, ce dispositif offre pourtant une richesse d’informations précieuses pour l’amélioration continue des processus internes.
Le rapport d’étonnement, késako ?
Le principe est simple. Le nouvel employé passe quelques semaines dans l’entreprise. Il est alors invité à partager ses premières impressions sur son nouvel environnement de travail. Souvent ces impressions se font sous la forme d’un document rédigé. Ce retour peut concerner des aspects variés comme :
- La culture d’entreprise,
- L’organisation des équipes,
- Les processus de travail,
- Ou encore l’accueil qu’il a reçu.
L’objectif principal de ce rapport d’étonnement est de réinterroger des habitudes tellement ancrées dans le fonctionnement de l’entreprise qu’elles ne sont plus questionnées. Ce, en profitant du regard neuf d’un nouvel arrivant.
Un levier pour la performance organisationnelle
L’utilité du rapport d’étonnement peut parfois sembler abstraite. Cependant elle prend tout son sens lorsqu’il s’agit de travailler sur des chantiers de fonds :
- Repenser les outils habituels de l’entreprise,
- Repenser le matériel utilisé,
- Remettre en question les tâches laborieuses et pertes de temps.
Un nouvel employé, encore en phase d’apprentissage, sera rapidement confronté à ces petites incohérences qui freinent l’efficacité. D’autant plus si celui-ci a déjà connu des expériences professionnelles similaires, qu’il pourra comparer à sa situation actuelle. Chaque contribution, aussi minime soit-elle, participe donc à une optimisation des pratiques internes.
Vers une nouvelle forme de dialogue : les réunions d’échanges
Le format de document rédigé d’un rapport d’étonnement, s’il peut avoir l’avantage d’être plus exhaustif, pourrait cependant être ressenti comme une tâche un peu lourde et mal comprise. Son utilité serait alors réduite par un nouvel arrivant fournissant des retours complaisants pour satisfaire la demande. Ou encore par une direction qui le rangerait dans une pile de rapports non consultés.
Le principe du rapport d’étonnement peut également être transposé dans un outil plus participatif. Par exemple, au cours d’ateliers ou de réunions d’échanges par exemple. L’idée est simple : ouvrir un espace de dialogue, où les problématiques rencontrées par les nouvelles recrues sont exposées. Ce, tout en permettant aux collaborateurs expérimentés de notifier si cette problématique a déjà été rencontrée, de proposer des solutions ou des explications basées sur leur propre expérience, ou encore de se rendre compte de cette problématique pour essayer d’y apporter une réponse.
Tout le monde peut trouver un intérêt dans ces réunions. Les nouveaux employés apportent des questionnements frais, souvent issus d’une frustration liée à une incompréhension des processus. En retour, les anciens, en partageant leurs solutions ou en expliquant les raisons d’une certaine façon de faire, peuvent eux-mêmes remettre en question certaines habitudes qui ne sont plus adaptées au contexte actuel de l’entreprise.
Travailler un cadre de parole
Souvent permettant aux anciens d’échanger leurs avis, le cadre de la réunion doit être pensé pour être propice à également recueillir les retours des nouveaux arrivants. Un cadre de parole doit être mis en place pour que les nouveaux se sentent légitimes d’intervenir malgré leur faible expérience. Chez Florès et Tool To Team, le cadre de parole demande par exemple de la bienveillance, du respect de soi et des autres, ainsi que le respect des temps de parole de chacun. Il est important que tout le monde puisse se sentir à l’aise pour s’exprimer, même s’il est fort probable que beaucoup des remarques soulignées par les nouveaux arrivants aient déjà été interrogés par l’entreprise.
Si l’entreprise devient trop grande, il peut intéressant de prendre des temps lors de réunions à une échelle moins importante. Cela permet de faire un premier temps d’échange au sein d’une cellule plus restreinte avec :
- les remarques des nouveaux arrivants
- les premières réponses fournies par les personnes plus expérimentées déjà présentes.
Enfin un travail de synthèse peut être fait pour faire remonter les remarques les plus pertinentes ou les questions encore en suspens, à une échelle plus large de l’entreprise.
Conclusion
Le rapport d’étonnement, et plus largement les échanges formalisés entre les nouveaux arrivants et les collaborateurs expérimentés, sont des outils puissants pour améliorer l’efficacité et l’harmonie au sein de l’entreprise. Que ce soit pour les anciens avec un retour d’expérience constructif pour l’entreprise, et un espace pour s’exprimer et récupérer de l’expérience pour les nouveaux collaborateurs. Pour l’entreprise, cela favorise également la culture du dialogue entre ses membres et la capacité de se remettre régulièrement en question. Cela participe donc à la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT). Chez Florès et Tool To Team, les retours réguliers des nouveaux employés ont permis de repenser la procédure d’accueil, de retravailler plusieurs outils, ou encore de prendre le temps lors d’une réunion d’équipe de faire un point sur les réflexions de l’entreprise qui ont abouti à son fonctionnement actuel. Alors, convaincus ?
S.P.
