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L'expérience collaborateur améliorée grâce au flex office

De nos jours le flex office se généralise de plus en plus. Au-delà du fait qu’il est, certes, apparu pour optimiser les surfaces (devenues inoccupées par le développement du télétravail) et donc réduire le coût des consommations, il est aussi vecteur d’amélioration de « l’expérience collaborateur ». On vous explique.

Une plus-value quotidienne

En effet, ce système de bureau hybride, peut apporter aux usagers une plus-value quotidienne dans leur travail. On parle ainsi de flexibilité du bureau, mais pas que ! Ce sont tous les autres services offerts par l’entreprise qui le deviennent. Grâce à de nombreux outils interactifs et collaboratifs en ligne qui voient le jour, la gestion du flex-office se voit simplifiée. 

L’interactif au cœur de l’expérience collaborateur…

Par exemple, la fonctionnalité la plus « classique » mais essentielle à la bonne gestion du flex, réside dans le fait de pouvoir réserver en ligne son poste de travail, sur un plan interactif. Il n’y a donc pas de surprise en arrivant au bureau ! L’usager a bel et bien le poste qu’il souhaite pour la journée. Il peut même avoir la possibilité de voir qui seront ses voisins pour ses prochains jours de travail au bureau.

Ce système de réservation peut par exemple se décliner sur d’autres services :

  • Réserver une salle de réunion / inviter les personnes concernées et ainsi voir qui participe à la réunion en question
  • Réserver sa place de parking
  • Réserver un lunch du frigo connecté de la salle de restauration
  • Réserver une place au cours de Yoga du mercredi midi
  • Et bien d’autres encore !

Tout en gardant la convivialité !

Dans les entreprises où le télétravail est de plus en plus généralisé, il est essentiel de pouvoir malgré tout avoir un lien avec l’équipe. Ces outils interactifs et collaboratifs sont ainsi vecteurs de cohésion d’équipe et de convivialité, et peuvent améliorer la qualité de vie au travail.  Il est possible par exemple de :

  • Préciser comment venir au bureau (vélo, trottinette, en covoiturage avec Isabelle etc.) et ainsi permettre une compensation en fin d’année, afin d’embarquer aussi les collaborateurs dans le développement durable
  •  Annoncer sa présence, et s’assurer que son collaborateur préféré prévoit de venir au bureau pour lui ramener ses baskets oubliées au vestiaire
  • Inviter une personne à venir au bureau
  • Organiser la prochaine soirée BlindTest, ….

Un moyen de faire le bilan…

Pour les managers, ces outils sont aussi un bon moyen de faire le bilan des chiffres :

  • Taux d’occupation des locaux par jour / semaine / mois
  • Synthèse par collaborateur : temps passé à la maison, au bureau, en déplacement etc.
  • Nombre de kilomètres parcourus pour venir au travail
  • Nombre de lunchs commandé sur le mois, …

Et, avec toutes ces informations, pourquoi pas adapter les offres de services selon l’occupation ?

Et d’aller plus loin !

Enfin, et parce qu’il s’agit avant tout d’un cadre de travail, il faut savoir que ces outils peuvent être couplés avec les outils de travail du quotidien : système de visioconférence, chat en interne, boite mail, calendrier etc. Les absences ou congés peuvent également être reliés à l’outil de gestion RH, et limiter les doublons de saisie…

Bref, vous l’aurez compris, le flex office, ce n’est pas seulement avoir un bureau non dédié… S’il est bien géré, il peut aussi être en lien direct avec une qualité de service supplémentaire à offrir à vos collaborateurs !

Pensez-y pour attirer, et surtout fidéliser, vos nouveaux talents … L’expérience collaborateur est un point à ne pas négliger de nos jours !

C.N.

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