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Un référentiel d’aménagement des espaces tertiaires, à quoi cela sert ?

En France, trois actifs sur quatre travaillent dans le secteur tertiaire. La crise du COVID a par ailleurs mis en lumière une attente forte : partager des locaux attractifs et conviviaux. Malheureusement ces espaces sont souvent aménagés au coup par coup. Pour uniformiser leurs pratiques, certaines structures (publiques ou privées) gérant d’importants espaces tertiaires se dotent de référentiels spécifiques. Quels sont les apports de ces référentiels d’aménagement des espaces tertiaires ?

Les intérêts d’un référentiel d’aménagement des espaces tertiaires

L’intérêt premier d’un référentiel d’aménagement d’espaces tertiaires est la rationalisation des aménagements, dans une démarche d’équité, de transparence et d’économie.

De l’équité

D’équité, tout d’abord, parce qu’il permet de traiter tous les salariés de la même manière.

De la transparence

De transparence ! Les stratégies de définition des espaces tertiaires sont clairement identifiées. Elles sont à la fois lisibles et compréhensibles par tous et toutes.

Des économies

D’économie, enfin : l’existence d’un tel référentiel permet de limiter les demandes de traitement spécifique. Par exemple : le refus d’attribuer une plus grande surface à l’un des collaborateurs pourra être justifié par un référentiel défini au préalable, et connu de tous et toutes.

Constituer un référentiel équilibré

Ces principes ne doivent pas conduire le rédacteur à créer un référentiel trop peu généreux. Equité ne signifie pas égale réponse à des besoins différents. Économie ne doit pas être synonyme d’avarice. Les espaces créés doivent pouvoir être adaptés aux spécificités des métiers. Le tout, en étant suffisamment confortables pour créer des environnements de travail de qualité et attractifs, favorisant la satisfaction et l’engagement des collaborateurs. 

Le référentiel devra trouver un équilibre entre :

  • une trop grande différenciation des espaces, qui le rend complexe à manier,
  • et une uniformisation trop prononcée, qui empêcherait alors les utilisateurs de disposer de locaux adaptés à leurs pratiques.

Inclure les espaces de pratique collective dans le référentiel

Enfin, et peut être surtout : le référentiel doit aborder les espaces de pratique collective. Que ces derniers soient dédiés au travail (espaces de réunions ou workshops) ou dédiés à la convivialité. Ou bien encore, et c’est de plus en plus le cas, aux deux.

Les bénéfices de la rédaction du référentiel d’aménagement des espaces tertiaires

La période de la rédaction d’un tel référentiel est un moment propice pour amorcer une réflexion sur les modes de travail. C’est l’occasion de prendre du recul sur ses pratiques et sur les espaces utilisés. Puis de les mettre en perspective et de les comparer avec d’autres entités à travers des parangonnages. De ces questionnements pourront émerger des stratégies d’évolution, de nouvelles pratiques à mettre en place, et les nouveaux types d’espace nécessaires.

Toute la complexité réside alors dans la rédaction d’un référentiel à la fois complet – pour répondre à tous les besoins de l’entreprise – et simple d’utilisation. Il devra être évolutif sur tous les niveaux :

  • les espaces proposés devront pouvoir évoluer pour s’adapter à de nouveaux besoins qui n’existaient pas lors de la rédaction,
  • et le document lui-même devra évoluer avec les pratiques.

La rédaction d’un référentiel d’aménagement est une opportunité pour amorcer une réflexion sur le travail et les usages actuels et à venir au sein de l’entreprise. Toutefois, le succès d’un tel document réside dans son partage entre tous les acteurs c’est-à-dire la direction immobilière, mais aussi le management et les collaborateurs. Pour être efficient un référentiel doit être co-construit !

O.T.

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