La mutualisation des espaces devient une pratique courante. Tout d’abord car elle correspond aux nouveaux usages de nombreux équipements. Mais également car elle favorise la réduction des surfaces construites, tout autant que la réduction des charges d’exploitation. On vous donne les 5 règles d’or pour réussir la mutualisation de vos espaces.
Mutualisation des espaces et programmation
En tant que programmistes nous sommes confrontés très régulièrement à cette demande. Qu’il s’agisse de salles d’activités d’un groupe scolaire ou des espaces de travail d’une entreprise, 3 points sont indispensables :
- Associer les usagers dans la mise en place de ce changement
- Expliquer le nouveau fonctionnement projeté
- Adapter ce dernier aux pratiques envisagées.
Au-delà de cet accompagnement au changement, nous devons expliquer clairement et accompagner l’équipe de gouvernance des lieux pour mettre en place les quelques règles à appliquer pour pérenniser cette pratique. Ce sont des charges ou une gestion, parfois masquées, qui ont toute leur importance.
Nos règles d’or pour la mutualisation des espaces
1/ Pour responsabiliser et permettre l’usage partagé de l’espace
Qu’il s’agisse de partager une salle d’activité ou un plan de travail dans un open space, il va de soi qu’il est indispensable que chaque utilisateur trouve les lieux neutres, débarrassés et propres à son arrivée. Mais aussi qu’il puisse les laisser dans le même état à son départ. La bonne volonté de chacun et une prise de conscience participative est indispensable.
Cependant, pour que partager l’espace ne devienne pas une charge mentale et réelle, les lieux doivent être équipés en conséquence. Il faut dans certain cas prévoir des espaces de rangement dédiés et fermés pour que la séance de yoga dans la salle d’activité ne demande pas à l’animateur de transporter tout son matériel chaque semaine. Dans d’autres cas, un local ménage accessible et pratique, pour faciliter le « coup de chiffon propre » sur le bureau avant son départ.
Mutualiser n’est donc pas synonyme de réduction simple de plusieurs espaces en un.
2/ Adapter le mobilier
Le champ des usages partagés peut être important, mais qui dit usage dit équipement. Les tables ont des roulettes et se plient, les chaises s’empilent, les tablettes se relèvent… Mutualiser des fonctions implique souvent l’acquisition de mobiliers adaptés et peut compromettre la réutilisation d’une partie de celui déjà présent. Au-delà de ce que cela représente en acquisition, les utilisateurs doivent être conscients des manipulations qu’ils seront amenés à réaliser pour transformer les lieux à chaque utilisation.
3/ Mettre en place un calendrier d’occupation
Partager à tour de rôle implique forcement de planifier l’occupation des lieux, sinon c’est la panique ! Et cette planification peut entrainer la nécessité de mettre en place une personne dédiée à cette gestion. Car même si la réservation peut se faire en ligne pour des occupations ponctuelles (c’est le cas dans de nombreux coworking), l’occupation partagée à l’année de salles mutualisées communales par des classes, des animateurs, des associations, engendre une logistique et des arbitrages qui s’anticipent.
4/ Adapter les protocoles de nettoyage
Là aussi les usages l’emportent et demandent parfois de l’adaptation, qui peut avoir des conséquences de coût d’exploitation. Le meilleur exemple c’est la mutualisation d’une salle de réfectoire. C’est parfaitement possible, si les locaux ont été envisagés comme cela dès leur conception. En effet, il faut pouvoir séparer la zone de production alimentaire du réfectoire, pour que les protocoles d’hygiène soient respectés.
Mais au-delà, utiliser une salle à usage de réfectoire en salle d’activité demandera un premier nettoyage, simple, suite à la prise des repas. Le protocole de nettoyage général devant être repoussé à la toute fin de journée ou au matin, pour que la salle et les tables soient parfaitement propres lors du repas du midi qui suivra.
5/ Mettre en place des contrôles d’accès adaptés
Multiplier les usages et partager l’espace signifie également permettre à certains d’entrer dans des lieux qui ne leur sont pas destiné à l’origine. Par exemple : faire entrer du public dans les locaux d’une entreprise ou dans une école. Les accès sur le domaine public, les circulations horizontales et verticales doivent donc être pensés dès la conception des lieux dans ce sens. Le contrôle d’accès et sa gestion aussi : clef, badge, code ? Qui peut entrer et dans quel lieu peut-il avoir accès ? Sur quelle plage horaire ?
Alors, envie de tenter la mutualisation de vos espaces ? La Tool to Team pense à tout et saura vous accompagner pour mener à bien ce projet !
C.D.