Mettre en place du flex office est souvent source de craintes pour les usagers lorsque ceux-ci sont habitués à disposer d’un bureau nominatif. Quand la Tool to Team démarre un nouveau projet de réaménagement d’espaces de travail, leurs questionnements sont recueillis :
- « Où est-ce que je vais m’installer le matin ? »,
- « Et si quand j’arrive il n’y a plus de place ou bien seulement des places qui ne me conviennent pas ? »
- « Le premier arrivé, le premier servi ? » , …
Dans le cadre du processus d’accompagnement au changement, nous apportons des réponses à ces questions et nous levons les objections petit à petit. L’une des solutions à envisager pour assurer le partage des espaces ? Un logiciel de réservation des bureaux.
Commencer par une charte d’usage des locaux claire et partagée
Avant même de se pencher sur la question de l’outil de réservation des bureaux, il est nécessaire d’abord de définir les règles d’usage des espaces. Cela peut se faire par exemple grâce à une charte.
Si la charte n’est pas suffisamment inclusive ou évolutive, elle peut parfois être perçue comme contraignante. C’est là que la co-construction des règles d’usage avec les collaborateurs intervient. Cela permet à chacun une meilleure compréhension et respect des besoins de l’autre, et facilite l’appropriation des nouveaux espaces. Les règles doivent être claires et explicites, afin de pouvoir être transmises facilement à de nouveaux arrivants.
« Desk-booking » : des outils de réservation au service du flex office
L’outil de réservation des bureaux vient en complément. Ce, pour fluidifier le partage des locaux et résoudre des conflits d’usage qui auraient pu apparaître malgré la charte. Il est d’autant plus utile que le nombre de collaborateurs et le niveau de nomadisme sont importants.
Il existe une infinité d’outils de « desk-booking », permettant de faciliter le partage des bureaux. Pour répondre aux contraintes du flex office, deux fonctions principales sont intéressantes :
- Réserver un poste de travail physique. La volonté est généralement d’être à proximité des collègues avec lesquels on travaille régulièrement. Lorsque la charte d’usage des locaux définit des zones correspondant aux collectifs de travail, les possibilités de réservation sont cadrées en conséquence.
- Communiquer sa présence au bureau sur les semaines à venir. Ce, en particulier lorsque les collaborateurs sont régulièrement en déplacement ou en télétravail. Le niveau de détail pourra être plus ou moins fin (journée, demi-journée, créneau horaire) / réserver un poste de travail / réserver une salle de réunion
Des outils numériques
Les outils de réservation de bureaux sont majoritairement des solutions numériques. Ils peuvent prendre diverses formes, du simple tableau Excel (les fonctionnalités limitées ne le rendent satisfaisant qu’à petite échelle ; une dizaine de collaborateurs) à l’outil numérique payant.
Il en existe un grand nombre, le secteur ayant explosé depuis quelques années avec le développement du flex office. Quelques exemples : SpotBooker, Robin, Skedda, Envoy, OfficeSpace, Condeco, deskbird, Yarooms, Cleanrooms, Whatspot, Smartway, TableAir Desk Booking, Scorpion, Waldo, Planorama, Access a Seat, Meeting4Display, Offishall, Teem, Workspace by Cobot, Openpath, Jooxter… Pour n’en citer qu’une partie !
L’outil peut aussi être intégré à un outil de gestion plus global d’une entreprise, comme c’est le cas chez Florès et Tool to Team. Nous utilisons effectivement Waigee, une interface permet d’indiquer notre présence au bureau.
Pour plus d’informations : https://waigee.fr
En bref, les caractéristiques d’un bon outil de réservation numérique sont celles-ci :
- Il donne accès à la disponibilité en temps réel (quels bureaux sont libres maintenant). Un système de « check-in » (par exemple avec un QR-Code) peut éviter les réservations fantômes.
- La réservation est simple et rapide (en moins de 30 secondes).
- La libération du bureau est automatique si la personne n’est pas venue (quand le « check-in » n’a pas été fait quelques minutes après l’heure de début de la réservation).
- Pour les grandes entreprises la remontée des données est utile pour le facility manager : taux d’utilisation, heures de pointe, zones populaires ou désertées.
- En bonus : l’outil est aussi accessible sur le téléphone !
Parfois, la simplicité peut être la meilleure solution
En visitant des bureaux en flex office dans le cadre d’un projet de space-planning, nous sommes tombés sur un outil de réservation des bureaux très simple. Il s’agissait d’un plan imprimé en grand format affiché à l’entrée de l’open-space et des jetons aimantés représentant chaque collaborateur. Associé à des règles d’usage claires, partagées et maîtrisées par tous, ainsi qu’à une bonne entente au sein de l’équipe, ce système a fait ses preuves à petite échelle !
Quels que soient vos besoins, chez Tool to Team nous sommes à même de vous conseiller, vous orienter vers la solution la plus adaptée et vous accompagner ensuite pour la mise en place. Alors n’hésitez pas à nous contacter !
L.D.N.
