Il y a peu nous vous parlions de notre mission d’accompagnement au changement. Celle-ci avait été mise en place afin d’instaurer le flex-office au sein d’une collectivité publique. Indispensable, cet accompagnement l’est ! Pour le comprendre, nous vous proposons un tour d’horizon des différentes peurs des collaborateurs, autant de freins à la mise en place d’une telle organisation de travail. Parce qu’il existe autant de réticences que de personnalités, nous vous proposons de balayer l’ensemble des problématiques évoquées par les agents lors d’une enquête réalisée au sein d’une collectivité.
Des peurs liées aux problématiques actuelles rencontrées
Dans l’imaginaire collectif, flex office rime avec open-space. Lorsque certains services rencontrent déjà des problématiques de confort, liées par exemple, à la surcharge de certains bureaux, les agents vont imaginer leur confort se dégrader avec l’arrivée du flex office, avec de grands open-spaces.
« C’est parfois compliqué de travailler en open-space, quand le téléphone sonne beaucoup »
Réponse d’un agent suite à une enquête réalisée dans une collectivité.
Il est donc important de faire de la pédagogie. Et d’expliquer que le flex office peut s’organiser avec des bureaux plus petits, de 3 à 4 postes par exemple. L’instauration du flex office dans un service peut permettre de créer davantage d’espaces diversifiés. Notamment des espaces de travail « intimes », pour s’isoler, qui permettront aux agents devant téléphoner de s’isoler.
Des peurs liées au mobilier de travail
Il est fortement ressorti de notre enquête des questionnements liés au mobilier du quotidien et au rangement des dossiers. Certains agents travaillent encore avec de nombreux dossiers papiers. Même si la tendance est à la dématérialisation, certains services ne sont pas encore tout à fait prêts !
Il est alors important de prévoir une importante concertation avec les services, afin de prévoir des surfaces et mobiliers de stockage suffisants, en cohérence avec leurs activités et méthodes de travail.
« Non favorable pour des raisons d’hygiène et d’organisation du bureau »
Réponse d’un agent suite à une enquête réalisée dans une collectivité.
« Impossible, j’ai trop de dossiers et je n’ai pas le temps de ranger »
Réponse d’un agent suite à une enquête réalisée dans une collectivité.
Des peurs liées à la confidentialité
Certains services abritent des métiers exigeant une discrétion absolue, avec des dossiers confidentiels. Il est important que la confidentialité des échanges et des dossiers soit toujours assurée après le passage de tels services en flex office. Encore une fois, une concertation avec les services est importante, pour répondre à leurs besoins et créer des espaces utiles, utilisés et utilisables !
« Notre métier exige une discrétion totale et nous ne pouvons pas nous permettre de divulguer des informations personnelles d’agent ou candidats »
Réponse d’un agent suite à une enquête réalisée dans une collectivité.
« J’ai des dossiers sensibles nécessitant discrétion »
Réponse d’un agent suite à une enquête réalisée dans une collectivité.
Des peurs liées au confort de travail
Enfin, il est important de mentionner une dernière peur, fortement évoquée par les personnes interrogées. La peur d’une perte de qualité de vie au travail et d’une perte de confort, liée à leur nouvel environnement de travail. Les conversations, les coups de téléphone, les visios des collègues, les bavardages, autant de choses qui peuvent déconcentrer tout un plateau tertiaire. Ces peurs là révèlent encore une fois l’importance de la pédagogie sur ce que peuvent être des espaces de travail en flex office. Des espaces plus intimes avec bulles de confidentialité, des espaces de convivialité pouvant être éloignés des espaces propices à la concentration…
« Hors réunion, il est très difficile de travailler sereinement à un poste de travail qui n’est pas le sien avec du monde et du passage et des appels à passer. Pas du tout propice à la concentration. »
Réponse d’un agent suite à une enquête réalisée dans une collectivité.
« Je ne sais pas travailler avec du bruit autour de moi. Je ne pourrais absolument pas me concentrer !!! »
Réponse d’un agent suite à une enquête réalisée dans une collectivité.
Maintenant que vous comprenez les peurs que cela peut engendrer, vous pourrez mieux les appréhender et y répondre de la meilleure des manières. Bien sûr Florès et Tool To Team sont là pour vous accompagner au mieux dans ce gros changement !
S.C.
