Il y a bientôt 3 ans, la France était confinée pour la première fois suite à la pandémie mondiale du COVID-19. Fermeture de certaines entreprises, chômage partiel et… télétravail imposé. Malgré ce chamboulement, le télétravail a, depuis, convaincu de plus en plus d’employés et employeurs. Réduction des temps de trajet, réductions des charges locatives des entreprises, et flexibilité d’organisation pour chacun et chacune.
Intégration du télétravail
Néanmoins, l’intégration du télétravail au sein des modes de fonctionnement n’est pas sans conséquence. On vous en parlait déjà ici ; ou ici . Cela nécessite une réelle refonte du fonctionnement de l’entreprise et une implication de chacun dans le processus d’intégration du télétravail.
Aujourd’hui, nous n’allons pas aborder la problématique de l’intégration du télétravail du point de vue de l’employeur ou de l’employé, mais du point de vue du space-planner ! Notre problématique est simple : comment intégrer le télétravail dans la conception des espaces, du point de vue d’une optimisation des surfaces et des dépenses énergétiques ?
Télétravail, flex-office et foisonnement des postes
L’intégration du télétravail aux pratiques des entreprises permet d’offrir une flexibilité d’usage aux employés qui auront le choix de travailler à leur poste de travail chez eux ou à un poste de travail, dans les bureaux de l’entreprise.
Cela implique donc que l’employeur puisse fournir l’ensemble du matériel nécessaire pour que l’employé soit installé confortablement chez lui pour travailler, ainsi qu’une participation aux charges du logement.
Si cette condition est remplie, l’employé ne peut pas disposer d’un poste de travail dédié chez lui, ainsi qu’un poste de travail dédié dans les locaux de son entreprise, car il ne pourra pas être à deux endroits à la fois ! L’intégration du télétravail dans les pratiques implique un fonctionnement en « flex-office », ou « free-sitting ». Autrement dit : moins de postes seront prévus dans les locaux de l’entreprise et aucun ne sera dédié. Les employés devront donc communiquer entre eux sur leur venue au bureau.
Et si toute l’équipe veut se retrouver ?
Vous l’avez compris : pour une intégration cohérente du télétravail dans les pratiques, il n’existera pas un poste de travail « classique » par employé, dans les bureaux. Néanmoins, il peut être possible de retrouver un poste par agent dans des espaces mutualisables de l’entreprise : salle à manger, salle de réunion, etc. Ces pics d’affluence devront rester exceptionnels.
Et comment définir le taux de foisonnement à mettre en place ?
Vous allez être déçus… Il n’existe pas de réponse universelle à cette question ! Cela dépendra de votre métier et de votre fonctionnement.
Il sera peu optimal de prévoir un nombre de postes égal à 90% du nombre des agents si les employés sont absents 3j par semaine : cela reviendra à chauffer des espaces occupés à moitié. Au contraire, si l’usage du télétravail est beaucoup moins répandu au sein de l’équipe, un nombre plus important de postes sera nécessaire.
Vous voulez un exemple concret ?
Prenons donc l’exemple de notre équipe !
Nous sommes actuellement une vingtaine de personne dans notre agence lyonnaise et disposons d’un bureau avec 12 postes « classiques » de travail. Cela correspond à un foisonnement de 60% des postes. En moyenne, chaque membre de l’équipe est en déplacement 1 jour par semaine. Le reste des membres se répartit entre télétravail et présentiel, selon les besoins du jour. Afin d’anticiper la jauge du bureau, nous renseignons notre présence dans un outil en ligne, sans réserver de poste : premier arrivé, premier servi ! Si nous avons un réel besoin de nous retrouver, nous utilisons la table à manger et les tables de réunion. Nous disposons chacun de casiers, si besoin de laisser des affaires au bureau. Cela fonctionne bien !
Voici donc une manière d’intégrer le travail dans la conception de vos locaux, mais il peut en exister beaucoup d’autres. A vous de trouver celle qui vous conviendra le mieux !
L.J.