Récemment, nous avions abordé les craintes associées au flex-office dans deux articles. Parmi les principales inquiétudes liées au passage d’un environnement de travail individuel à un espace partagé, la question de l’espace de travail personnalisé revient souvent.
L’importance d’un espace de travail personnalisé
Pour de nombreux collaborateurs, disposer de photos, plantes vertes, post-it collés à l’écran, calendrier personnel ou encore de leurs piles de dossiers organisés à leur façon est essentiel pour se sentir à l’aise au travail. Un bureau individuel personnalisé est alors perçu comme un repère confortable et familier au sein de l’entreprise. Un symbole de stabilité et d’appartenance au groupe, là où le flex-office, avec ses bureaux interchangeables, peut donner une impression de travailleurs facilement remplaçables, sans ancrage réel.
Flex-office = pas d’espace personnalisé ?
Pour autant, est-ce que passer au flex-office signifie forcément abandonner tout espace de travail personnalisé et approprié ? Rassurez-vous, ce n’est pas le cas ! Bien que les bureaux soient vidés de tout objet personnel en fin de journée, cela ne signifie pas qu’il n’y a aucun espace appropriable à disposition.
Un flex-office qui s’adapte aux besoins
Tout d’abord, le flex-office s’adapte aux évolutions de l’organisation du travail, notamment avec l’essor du télétravail. Avec ces nouveaux modes, il n’est plus question de faire du bureau une bulle privée, personnalisée par ses objets et outils fétiches amenés dans l’environnement de travail. Il s’agit plutôt de transposer les outils professionnels dans la sphère privée. En définissant ainsi un espace de bureau à la maison, dédié aux activités professionnelles. Cet espace de travail à domicile permet alors de retrouver un environnement familier, et personnalisable à souhait.
Ensuite, la mutualisation des espaces de travail qu’induit le flex-office permet de libérer des m² individuels pour les redistribuer au collectif. Et proposer ainsi une multitude d’espaces communs variés. En impliquant les collaborateurs dans la réflexion de ces espaces dès le début, cela permet de ne pas donner la sensation d’un projet subi. Cela permet aussi à chacun de contribuer au développement d’un lieu qui réponde à leurs besoins et convienne à tous. Une bonne manière de leur permettre de s’approprier les nouveaux espaces !
Enfin, le partage des bureaux n’implique pas forcément la perte d’un espace personnel. Proposer des casiers pour chaque collaborateur permet de ranger ses affaires après la journée de travail. Cela permet également de conserver un espace approprié, même si réduit, pour trier ses dossiers comme on le souhaite. Et même disposer ses objets personnels, à re-déployer sur le bureau durant la journée. Le casier sert à la fois d’espace de rangement et de boite aux lettres. Et même d’espace d’expression de sa créativité, tout en permettant une économie de surface au profit des espaces partagés !
Espace de travail personnalisé et flex-office : une combinaison possible !
Chez Florès et Tool to Team, nous avons adopté le flex-office avec une présence au bureau « à la carte ». Pas de jours imposés, chacun s’organise comme il le souhaite, selon ses besoins pour bénéficier d’un environnement de travail agréable et propice à l’efficacité. Et pour savoir si des places au bureau sont disponibles, il suffit de signaler sa présence en avance sur notre outil de gestion commun : Waigee.
Et au bureau, ce n’est pas parce qu’on n’a pas d’emplacement attitré qu’on ne peut pas avoir de place préférée ! Proche de la fenêtre, face au mur, dans un petit espace pour être coupé de toute distraction ou encore au milieu de l’open space pour pouvoir solliciter facilement les collègues, la possibilité d’offrir des environnements de travail variés permet aussi aux collaborateurs de choisir la place qui leur convient le mieux en fonction de la situation, des tâches ou simplement de leurs envies du moment. Un dernier conseil cependant : premier arrivé, premier servi !
R.P.
