L’évolution des modes de travail, la recherche d’économies et de réduction des surfaces tertiaires amènent de plus en plus les entreprises et collectivités à se questionner sur le passage au flex office pour leurs espaces de bureaux. Aujourd’hui la Tool to Team vous pose la question : êtes-vous vraiment prêts à y passer ?
Le flex office
Pour commencer faisons un petit rappel sur ce qu’est le flex office. Il s’agit, en gros, de partager les espaces de travail. Ainsi chacun ne dispose plus de son bureau, mais utilise une position de travail lors de sa présence au bureau. Cette position de travail peut varier d’un jour à l’autre. Nous en avons déjà parlé dans plusieurs articles.
Passer au flex office : est-ce vraiment la bonne idée ?
Avant de se lancer dans le flex office il faut se poser les bonnes questions, et établir un diagnostic complet des opportunités et obstacles.
Les modes de travail sont-ils compatibles avec le flex office ?
La question du passage au flex office est très liée à l’occupation effective des bureaux. Sont-ils toujours occupés, ou au contraire régulièrement vides ? Et c’est là qu’amener une réflexion autour du flex office peut permettre de mieux occuper et rationaliser les surfaces exploitées.
En effet, depuis le COVID les modes de travail ont beaucoup changé. Le télétravail s’est développé dans de nombreuses organisations, avec une mise en place qui peut varier d’une structure à l’autre. Généralement 1, 2 ou 3 jours de télétravail par semaine, avec parfois des jours de présence imposés au bureau. Parfois les jours de télétravail sont fixes, parfois il s’agit au contraire de jours flottants lissés sur le mois. Parfois le système peut être systématisé à tous quand pour d’autres il s’agit d’un choix permettant un mode de vie plus souple.
Chacun a pu expérimenter les avantages du télétravail. Cela fait aujourd’hui partie intégrante de nombreuses organisations, comme un acquis par les agents qui ne veulent pas revenir en arrière. Le télétravail a donc tendance à vider des surfaces tertiaires qui restent pourtant à la charge de l’entreprise ou de la collectivité.
Le télétravail n’est pas la seule cause de vacance des bureaux. Selon les postes et métiers, les collaborateurs ou agents peuvent dans le cadre de leur fonction être amenés à se déplacer sur d’autres sites, en réunion, en formation, etc. Tout cela cumulé peut représenter un pourcentage d’inoccupation important, et donc mériter une vraie réflexion sur les usages et besoins en poste de travail pour les différents profils.
Les agents sont-ils ouverts au flex office ?
La sensibilité des collaborateurs ou agents est évidemment très variable d’une personne à l’autre. De nombreux facteurs viennent influencer l’appréciation que chacun peut en faire :
- Ancienneté dans l’entreprise,
- Parcours professionnel dans d’autres structures,
- Âge,
- Esprit d’innovation,
- Bouche à oreille, etc.
Il faut pouvoir identifier les personnes motrices et forces de proposition qui ont la volonté d’avancer. Elles pourront être ambassadrices du projet et se faire le relai du projet auprès de leurs collègues.
Il convient également de cerner les réticences sur ce mode de fonctionnement, pour les prendre en compte et éventuellement proposer des alternatives.
La direction est-elle prête à investir du temps et de l’argent ?
Faire un projet en flex office ne doit pas se résumer à réduire des surfaces ! Pour qu’il soit réussi, il convient parfois de repenser globalement les espaces de travail. Cela nécessite donc du temps de co-construction avec l’équipe projet pour aboutir à un projet partagé. Mais aussi, un investissement financier pour réaménager les locaux et renouveler le mobilier en adéquation avec les nouvelles positions de travail.
Existe-t-il une opportunité à saisir pour se lancer ?
Vous avez probablement entendu parler du fameux « décret tertiaire » qui impose une réduction des consommations d’énergie de 60 % d’ici 2050. Cela peut requérir des travaux impactant l’intérieur des locaux (isolation intérieure, équipements techniques, luminaires, etc). Alors pourquoi ne pas en profiter pour se questionner en même temps sur le réaménagement des espaces de travail pour faire d’une pierre deux coup !
Depuis plusieurs années déjà, notre équipe d’architectes et ingénieurs repense l’aménagement d’espaces tertiaires pour des acteurs privés et publics. Nous avons ainsi pu développer une large palette de savoir-faire et des outils adaptés et adaptables à chaque situation. Notre dernière création : le jeu de cartes « Flexi-Diag » pour un diagnostic complet avant d’initier la démarche de flex office. Vous avez envie de vous lancer et de passer au flex office ? alors contactez-nous !
