Télétravail, flexibilité, travail collectif, dématérialisation des dossiers, visioconférences, … Les nouveaux modes de travail impactent fortement les besoins en matière d’aménagement des espaces de travail. Ils peuvent notamment impliquer une sous-occupation ou une inadaptation des espaces aux besoins variables des personnes. De fait, le bureau individuel systématique ne semble plus correspondre aux manières de travailler actuelles. Cela appelle donc les maîtres d’ouvrage à trouver des solutions pour à la fois répondre aux besoins des agents et optimiser l’occupation des locaux.
Optimiser les surfaces allouées aux espaces de travail, pourquoi ?
Dans de nombreuses structures, il est constaté une sous-occupation des espaces de travail et notamment des bureaux individuels. Cela est notamment dû au télétravail, au déplacement des agents, aux besoins d’autres espaces plus collaboratifs et plus flexibles. Il s’agit de locaux chauffés et sous utilisés. Ayant alors un impact non négligeable sur le bilan énergétique des bâtiments.
La Direction Immobilière de l’Etat (DIE) définit, dans sa nouvelle circulaire de 2023, une stratégie globale concernant l’immobilier de l’Etat, dans une logique plus vertueuse de l’occupation des locaux. Cette doctrine vise à mieux concevoir les espaces de travail. Ce, dans une logique d’adaptation aux nouveaux modes de travail et de rationalisation des surfaces.
Les objectifs ?
- Prendre en compte l’évolution des usages
- Réduire l’empreinte environnementale des bâtiments
- Maîtriser les coûts de fonctionnement
- Tendre vers un aménagement aux configurations diversifiées et adaptables
La cible à atteindre ?
Un ratio unique de 16 m² SUB tertiaire / résident (plafond dérogatoire à 18m² SUB tertiaire/résident).
Ce ratio prend en compte tous les espaces liés aux activités tertiaires. Donc les bureaux, espaces de réunion, espaces de convivialité, sanitaires, couloirs de distribution de ces locaux, etc. La notion de résident prend en considération le taux de présence des agents sur l’année et le taux de nomadisme.
Oui… mais ?
Si la logique de rationalisation de surfaces inoccupées peut s’entendre par tout le monde, il est parfois difficile pour les agents de renoncer à un certain confort d’avoir un bureau individuel et attitré, bien que très consommateur de surface.
Le télétravail peut être considéré par certains agents comme une simple plus-value. Et donc, une possibilité qui ne devrait pas impliquer de changement sur leur lieu de travail. Le bureau individuel et attitré est parfois encore vu comme condition nécessaire d’un travail de qualité. Car permettant à la fois de se concentrer, d’avoir accès facilement à ses dossiers, ou de pouvoir respecter la confidentialité lors d’appels ou entretiens.
La notion de place au sein de la structure est également un point important à souligner pour certains agents. En effet, le sentiment d’avoir son espace dédié permet de se sentir appartenir au groupe, d’avoir une place physique dans un lieu, connue des autres agents. Le fait de pouvoir décorer son espace de travail, d’être familier avec les équipements mobiliers et informatiques, participe aussi à la qualité de vie au travail pour certains agents.
La conciliation entre rationalisation de surfaces des espaces tertiaires et qualité de vie au travail est un enjeu majeur pour de nombreux projets, qui méritent une attention particulière dans la mise en place du changement.
Les conditions de réussite
Dans tout projet de réaménagement d’espaces de travail, il est indispensable de prendre en compte la qualité de vie au travail et les manières de travailler qui sont propres à chaque métier et à chaque structure.
Le réaménagement de ces espaces ne doit pas être subi par les agents qui vont travailler dans ces lieux. Il s’agit de co-construire, et engager les utilisateurs dans le projet. En expliquant clairement les contraintes et motivations de ce projet, pour trouver ensemble les solutions les mieux adaptées.
Visiter des exemples inspirants qui fonctionnent et dont les métiers se rapprochent, peut permettre aux utilisateurs de se projeter sur des nouvelles manières de travailler. Celles-ci seront peut-être éloignées de leurs habitudes mais potentiellement adaptées à leurs pratiques. Repenser la conception des espaces de travail avec les agents, à toutes les phases du projet, peut faciliter leur appropriation. Par exemple, ateliers de concertation pour le choix du mobilier, participation à la décoration des lieux, etc.
La rationalisation de surfaces des espaces de travail doit impérativement s’accompagner d’un projet soigné, proposant diverses positions de travail pour pouvoir s’adapter aux besoins de chacun (s’isoler, se réunir en grand groupe, en petit groupe, connectique performante). Et, dans la mesure du possible, apporter des services participant à la qualité de vie au travail (convivialité, sport, repos, …).
Pas simple de concilier qualité de vie au travail et optimisation des surfaces allouées aux espaces de travail ! Une analyse fine des besoins en fonction des métiers et des manières de travailler, ainsi qu’un accompagnement tout au long de la démarche, peuvent permettre de trouver la solution adaptée à chaque structure. C’est là que la Tool to Team peut intervenir auprès des utilisateurs, en adaptant ses modes de concertation pour co-construire un projet adapté aux besoins, dès la phase de programmation.
I.M.
