Dans la série « One tool for your team », nous vous présentons aujourd’hui une technique de médiation, appelée la régulation. Elle vous sera certainement utile si vous occupez des espaces de travail partagés de type flex office ou open-space !
Situations conflictuelles
Pourquoi ? parce que si vous pratiquez ces types d’espaces vous vivez certainement des situations « conflictuelles » du type :
- Votre collègue de gauche vous insupporte quand il se met à parler très fort au téléphone
- La trace de café séchée laissée sur le bureau par l’occupant précédent`
- Le collègue du poste d’en face. Vous le voyez à peine car caché derrière son moniteur mais vous l’entendez parce qu’il parle tout seul. Il commente ce qu’il fait par exemple, et à chaque fois vous avez l’impression qu’il s’adresse à vous
- Cet autre collègue arrive en milieu de matinée, alors que vous êtes vous-même affairé à une tâche fastidieuse, et procède à un « rapt attentionnel » pour vous raconter ce qui lui occupe l’esprit de manière très détaillée…
Quelles méthodes pour gérer ces conflits ?
Bien sûr, il existe plusieurs méthodes pour remédier à ces pertes de temps et d’énergie au travail :
- D’abord concevoir des espaces de travail adaptés qui limitent l’occurrence de ces conflits d’usage
- Vous pouvez aussi définir collectivement les règles d’usage, que chacun choisit de respecter au nom du bien vivre ensemble
- Vous pouvez aussi décider de travailler votre capacité individuelle à exprimer vos limites et vos besoins, formuler vos demandes à vos collègues afin de rétablir un cadre de travail satisfaisant. On parle alors d’assertivité. Néanmoins, d’une personne à l’autre, l’effort à fournir pour dire non ou exprimer un désaccord en temps réel (lorsque la situation conflictuelle se présente) est très variable. Les tendances naturelles de certains profils de personnalité peuvent plutôt tendre vers la fuite ou l’évitement. Par exemple, prendre sur soi et ne rien dire coûte moins d’énergie que dire non ou trouver une formulation. Le risque c’est de finir par saturer si les stimulations désagréables sont fréquentes.
- Enfin, vous pouvez tester la méthode de régulation que nous vous présentons ici.
La régulation
Cet outil s’adresse aux managers soucieux de véhiculer une culture de l’écoute et de la responsabilisation au sein de ses équipes. L’objectif est d’offrir un cadre de dialogue constructif et sécurisant. Cela permettra à chaque membre de l’équipe de dénouer rapidement les tensions qui pourraient se cristalliser à la longue avec des collègues, du fait de la proximité spatiale ou tout autre sujet relationnel.
Concrètement, il s’agit d’instaurer des temps réguliers et dédiés à la régulation des relations de travail dans l’espace partagé. Par exemple : 1 fois par toutes les 15 jours, en tant que manager vous prévoyez un temps dédié lors de la pause café collective et invitez tous les présents à participer.
Un exemple
Demandez à vos collaborateurs de constituer des binômes. Munissez-vous d’un chronomètre. Les consignes . Deux par deux, en 5 mn au total, soit 2mn30 par personne, chaque personne s’exprime sans interruption à tour de rôle, sur les 3 points suivants :
- 1- Ce que j’apprécie : #sincérité #feedback
- dans la relation de travail
- dans ta façon d’être
- 2- Ce qui m’est moins facile : #parler en « je » #décrire les faits
- Dans la relation de travail : parler en « je »
- Dans la posture / l’usage fait des locaux
- 3- Ce que je propose : # responsabilisation
- Pour aller plus loin
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- Pour aller sur du constructif
Le manager chronomètre les durées de chaque tour et invite chaque personne de l’équipe à aller rencontrer un autre binôme. Dans le meilleur des cas, le deuxième point n’est pas alimenté. Les personnes repartent avec un feedback agréable à recevoir, souvent vecteur de reconnaissance et motivation.
Les bénéfices
Vous favorisez les rencontres et interactions entre vos collaborateurs,
Les entrainez à cultiver un état d’esprit constructif, basé sur la reconnaissance de ses émotions et ressentis, et l’accueil de celui de l’autre.
Et les responsabilisez sur la façon dont ils peuvent coopérer pour utiliser l’espace de travail.
En maintenant ces temps là coûte que coûte, vos collaborateurs peuvent compter dessus. Ils savent qu’ils auront bientôt un espace-temps dédié pour exprimer leurs ressentis. En attendant, ils peuvent plus facilement se détacher de certaines émotions désagréables, et rester focus sur leurs missions.
Envie de tester ? Appelez nous !
C.G.
