Dans un projet de space planning, la gouvernance (qui décide à chaque phase ? qui participe et donne son avis ?), le niveau d’implication et de contribution des usagers au projet sont à définir dès le démarrage du processus. Dans le cadre de l’accompagnement au changement pour un projet impliquant un bouleversement des habitudes de travail, la participation des usagers à la co-construction du projet d’aménagement facilite grandement l’acceptation et l’appropriation des futurs espaces. Un collectif d’ambassadeurs peut alors être constitué. On vous en dit plus.
Les ambassadeurs : un rôle d’interface terrain-projet
Les ambassadeurs sont recrutés parmi les usagers et constitués de profils métiers variés, afin de constituer un panel représentatif. Ils participent à la construction du projet tout au long du processus. C’est-à-dire de la conception du plan à la livraison de l’aménagement, voire jusqu’aux ajustements de l’aménagement après retour d’expérience des locaux. Ils ont un véritable rôle d’interface entre le terrain et le projet :
- Les ambassadeurs relayent. Ils collectent les craintes, espoirs, questions ou besoins de leurs collègues pour les faire remonter à l’équipe projet ou la direction. A l’inverse, ils informent régulièrement leurs collègues de l’avancement du projet, des résultats et des décisions à chaque étape.
- Les ambassadeurs contribuent. Ils participent à des temps de co-construction du projet, proposent des idées d’aménagement ou des modes de fonctionnement innovant, formulent un avis lors des comités de pilotage.
- Les ambassadeurs accompagnent. Ils écoutent, interrogent, expliquent… Ils accompagnent leurs collègues dans le changement en suivant le projet à toutes les étapes.
Les ambassadeurs participent à la co-construction du projet à chaque étape. Ce, notamment via des ateliers participatifs, comme les célèbres ateliers macrozoning et microzoning. Pour pouvoir porter la voix de leurs collègues et être efficace en atelier, il est important que les ambassadeurs le préparent. Mais aussi qu’ils prennent le temps de recueillir leurs avis et des informations précises en amont. C’est là qu’intervient le support d’enquête.
Le support d’enquête : un outil de préparation efficace
Il est fourni aux ambassadeurs quelques semaines avant l’atelier pour qu’ils puissent le préparer. Avec le support d’enquête, ils disposent d’une véritable boîte à outils pour :
- Informer leurs collègues du déroulé de l’atelier à venir, les attendus et les hypothèses prises en compte dans le projet.
- Collecter leurs avis, leurs craintes, leurs questions, leurs besoins. Cela constituera une matière à exploiter en atelier.
Par exemple, en vue d’un atelier de microzoning, le support d’enquête peut contenir, entre autres, les éléments suivants :
- Une introduction
- Un rappel des missions de l’ambassadeur
- Les principes d’aménagement qui seront à respecter en atelier sur le plan
- Les hypothèses de dimensionnement validées
- La présentation d’une proposition de microzoning, donnée à titre indicatif pour inspirer et susciter les réactions.
- Des supports « prêts à l’emploi », qui peuvent être directement annotés lors des échanges avec les collègues !
Le support d’enquête se veut « autoportant ». Il contient des explications claires et exhaustives qui permettent une compréhension et une appropriation directe du document. Néanmoins, il est préférable de prévoir une réunion de présentation pour donner les clés de lecture du support d’enquête aux ambassadeurs. Il est aussi possible d’en profiter pour faire un point d’étape dans le processus de projet.
Entre la remise du support d’enquête et l’atelier, l’ambassadeur est libre d’organiser des temps d’échanges formels ou informels avec ses collègues en interne. Ce, afin de recueillir l’ensemble des informations demandées.
L’atelier
C’est pendant l’atelier que le fruit de ce travail d’enquête est présenté à l’ensemble du collectif d’ambassadeurs et à l’équipe projet. La matière qui en découle est précieuse. Elle est utilisable directement par la prise en compte des besoins dans la construction du plan d’aménagement, mais aussi dans la suite du projet, en anticipation des étapes suivantes. Par exemple, une première approche de l’identité de service ou du collectif de travail (sur la base de mots-clés, d’animal totem ou de portrait chinois) abordée en atelier macrozoning ou microzoning permet de préfigurer les ambiances qui pourrait être créées dans le futur aménagement.
Enfin, l’échange d’informations fait partie intégrante du rôle d’ambassadeur. Le travail d’enquête a nécessairement engendré de nombreuses questions de la part des collègues et elles sont partagées en séance. Dans le cas où des questions resteraient en suspens à l’issue de l’atelier, les réponses seront transmises a posteriori.
Ainsi, dans son rôle de « facilitateur », la Tool to Team sait mettre à votre disposition les outils adaptés pour vous permettre de construire votre projet ! Envie de tester avec nous ? Contactez-nous !
L.D.N.
