Ayant rejoint récemment Florès et Tool to Team, la rédaction de cet article me semblait l’occasion de me pencher sur l’importance des méthodologies et outils développés. C’est dans cette optique que je me suis intéressée aux limites des démarches de mise en place du flex office. Et surtout, comment les méthodologies de la Tool to Team permettent de contourner ces dérives. Voilà ce que j’en retiens !
Focus sur le flex office : promesse d’adaptabilité ou nouvelle rigidité ?
Le flex office repose sur l’idée de proposer des espaces de travail flexibles, adaptés aux besoins variés des collaborateurs. En limitant les postes « conventionnels » au profit d’espaces dédiés à la concentration, à la collaboration et aux échanges informels, cette solution spatiale vise à :
- Optimiser l’utilisation des locaux
- Favoriser une organisation du travail plus mobile.
Avec l’essor du télétravail, le flex office peut apparaître pertinent, à condition de bien penser sa mise en œuvre pour éviter certaines dérives. En effet, sa mise en place ne se limite pas à une redéfinition rationnelle et fonctionnelle des espaces. Les dimensions sociale et sensible intervenant dans l’environnement de travail sont tout aussi importantes à prendre en compte !
Mal pensé, un projet de réorganisation en flex office peut entraîner des effets contre-productifs. Il peut être vécu comme une rigidité imposée sur de « bonnes manières de travailler » prônées par l’organisation de l’espace. Ce qui irait à l’encontre de la volonté de considérer l’aménagement spatial comme étant au service de la qualité de vie au travail, car plus adapté aux besoins.
Une approche collaborative et évolutive comme base pour le flex office
Pour éviter ces écueils, une méthodologie collaborative est importante, et c’est ce que la Tool to Team propose ! Voici les principaux éléments à considérer.
Analyse fine des besoins réels et variés
Prendre en compte la diversité des profils et des usages pour s’approcher au mieux de la réalité. Cela nécessite des temps de concertations non négligeables dès le début de l’étude. Ce, avec l’implication d’un maximum d’usagers ou en définissant un échantillon représentatif, n’omettant aucun profil de travailleur. Cela permet de créer un espace d’expression pour recueillir les craintes et favoriser la co-construction, afin de répondre aux besoins de chacun lors de la traduction en espaces.
Prise en compte de la complexité de l’usage de l’espace
Il ne suffit pas que le concepteur définisse les fonctions liées à un espace pour que ce lien soit respecté dans la pratique. Les usages dans un espace dépendent de sa configuration ainsi que de sa dimension, des flux, interactions, proximités, et autres, favorisant ou non certaines activités. D’où l’importance d’avoir les retours usagers sur leur utilisation quotidienne de l’espace, mais aussi une expertise dans la planification spatiale.
Définition de règles d’usage du flex office
Une charte des bonnes pratiques est nécessaire. Mais si elle n’est pas suffisamment inclusive ou évolutive, elle peut parfois être perçue comme contraignante. La co-construction des règles d’usage avec les collaborateurs permet à chacun une meilleure compréhension et respect des besoins de l’autre, et facilite l’appropriation des nouveaux espaces. Ces règles doivent être claires et explicites, afin de pouvoir être transmises facilement à de nouveaux arrivants, et ainsi éviter à ces derniers une responsabilité supplémentaire de comprendre les règles à l’œuvre. La mise en place d’un outil de gestion permet également de planifier les présences au bureau et limiter les tensions liées à l’occupation des espaces.
Accompagnement et encouragement à l’évolution
Pour permettre la prise en main de leur nouvel environnement de travail, il est important de permettre aux équipes d’identifier clairement leur rôle dans sa définition, et de considérer les relations espace-usages définies comme des supports expérimentaux et évolutifs. Une gouvernance ouverte aux retours permet de réduire les tensions liées au sentiment de réaliser des pratiques « hors-cadre ». Elle permet aussi d’encourager les collaborateurs à être acteurs des évolutions de leur cadre de travail, en enrichissant les possibilités d’utilisation des différents espaces et en communiquant sur les améliorations possibles.
Accompagner le changement pour un environnement de travail optimisé
En considérant l’aménagement des espaces de travail comme un élément d’un processus évolutif des pratiques de l’entreprise plutôt que comme une intervention ponctuelle figée, cela permet de penser une continuité à la fois dans l’appréhension de l’espace et des règles comme des outils support aux besoins individuels et collectifs, et donc comme des éléments adaptatifs. Le passage en flex office ouvre ainsi un dialogue continu entre l’aménagement spatial, les besoins et usages des collaborateurs, et la gouvernance.
Bien pensé et conçu, le flex office peut transformer les espaces en véritables leviers d’épanouissement et de collaboration, tout en optimisant l’utilisation des locaux. Que ce soit sur le plan de la facilitation de projet, l’aménagement ou encore la gouvernance partagée, la Tool to Team vous accompagne dans cette aventure !
R.P.
