La concertation est un processus de dialogue permettant à différents acteurs concernés de débattre, afin de prendre en compte une diversité de points de vue. L’objectif est de faire émerger l’intérêt général en amont de la formulation d’une proposition et avant de parvenir à un projet commun.
Concertation vs consultation et médiation
La concertation diffère de la consultation. Celle-ci consiste à recueillir un avis sur un projet prédéfini, sans engagement à en tenir compte. Elle suppose une ouverture à toutes les parties intéressées dès le début du projet, et implique une confrontation des points de vue.
De plus, la concertation se distingue de la médiation car elle ne fait pas intervenir un tiers pour faciliter un accord. Cependant, elle peut être animée par un facilitateur associé. C’est dans ce cadre que TTT intervient.
La concertation en pratique
Le postulat de départ : modifier un patrimoine foncier accompagné d’un changement de pratiques professionnelles, mettre en place un projet d’entreprise, la création d’un service ou d’une activité particulière, …
Notre première qualité ? Une écoute attentive, dès la première rencontre avec la direction d’entreprise à l’initiative de ce changement, afin de cerner les enjeux.
Préparation de la concertation
- Contexte : réaliser un audit de fonctionnement et un diagnostic du foncier
- Plan d’action : élaborer des ateliers pour accompagner la co-construction
- Logistique : organiser les journées de concertation en diffusant un planning et des ordres du jour clairs et illustrés. Ce, pour mobiliser les acteurs que la direction d’entreprise devra libérer sur le temps prévu.
Le jour J
- Animer en favorisant la prise de parole et d’initiative,
- Alimenter l’émulation et la créativité,
- Favoriser l’adhésion autour d’un projet commun. Riches de nos expériences, nous avons mis au point des ateliers sous la forme de jeux. Les participants se projettent dans leur activité professionnelle lors d’une journée type, en construisant leur rôle actuel et futur, la pratique associée et leur environnement de travail. Ils touchent même aux agencements des postes, aux pratiques d’occupation des locaux et aux offres de mobilité du territoire pour fluidifier les trajets.
Dans les jours qui suivent
- Reporter clairement et précisément la synthèse des ateliers, et valider les grands axes de changement avec la gouvernance.
- Imaginer une faisabilité neuve sur un foncier pressenti, ou spatialiser dans un patrimoine existant, estimer techniquement et financièrement les travaux.
- Evaluer les changements des pratiques à opérer, les organisations à mettre en place, les travaux à réaliser.
- Lister tous les impacts collatéraux sur les locaux, leur logistique d’entretien, leurs accès et même leur mobilier.
- Synthétiser sous une forme claire les gains et les points négatifs du projet dans son ensemble, pour arbitrer avec la gouvernance sur le projet final.
Enfin, il est parfois nécessaire d’engager un nouveau tour de concertation pour valider les grands principes avec les utilisateurs.trices. Notamment, pour traiter les cas particuliers :
- Cas de la mutualisation d’espaces pour laquelle une logistique de la succession des activités doit être envisagée et expliquée : conciergerie, mobilier adapté, rangements, manutention à prévoir…
- Cas du flex-office : planification des occupations et mise en place d’une part de télétravail, charte des bonnes pratiques…
In fine, TTT et Florès vous accompagnent pour construire les premières idées, réaliser les arbitrages et obtenir l’adhésion. Mais TTT et Florès, c’est aussi :
- Réaliser la conduite d’opération pour accompagner la réalisation
- Accompagner le changement lors de la prise en main des nouveaux locaux
- Suivre sur une période donnée la mise en place des protocoles de gestion de l’espace
C.D.
