Chez Tool to Team et Florès, comme chez beaucoup d’entreprises, il existe deux types d’échanges : les réunions cadrées (communication formelle) et les échanges informels. Chaque voie de communication a ses propres objectifs. Quand ceux de la communication formelle sont assez clairs, les échanges informels, quant à eux, ont des bénéfices qui se ressentent sur une autre temporalité. On vous en dit plus.
Définition
Un échange informel, qu’est-ce que c’est ?
- Echange (n.m) : « Action, fait d’échanger quelque chose », « action de s’adresser, de s’envoyer réciproquement des choses » – Dictionnaire Larousse
- Informel (adj.) : « Qui n’a pas de caractère officiel, n’est pas déterminé par des structures imposées » – Oxford Languages ; « Se dit d’une réunion sans règles fixes ni ordre du jour précis, mais qui s’ordonne d’une manière spontanée »
En entreprise, les échanges informels désignent les discussions, les communications entre collègues ou extérieurs, qui ont lieu de manière spontanée, sans être fixées au préalable. Autour de la machine à café par exemple (le principal cliché).
Avantages
Nous vous parlons d’échange informel car, avec notre retour d’expérience en tant que florésien mais également en tant que programmistes d’espaces tertiaires, au fil des concertations, nous nous rendons compte de l’importance de ce type d’échanges.
« De mon point de vue, ne pas partager les bureaux avec les collègues nuit à la fluidité / fréquence des échanges informels, et donc à l’esprit d’équipe, l’ambiance … et donc possiblement à la motivation ! »
Florésienne bordelaise
Les principaux avantages sont les suivants :
- Convivialité : qui n’aime pas se retrouver deux minutes à la machine à café pour discuter de sa dernière étude compliquée ou de son dernier match de patinage artistique ?
« Les échanges informels c’est une motivation pour venir au bureau »
Employé d’une entreprise que nous avons accompagné dans une réflexion sur les espaces de travail
- Cohésion d’équipe : Ces échanges créent du lien entre les personnes. Plusieurs responsables de service que nous avons rencontrés pointent du doigt le télétravail et l’agencement individuels des espaces de travail, pour leur rôle dans le sentiment d’isolement au travail de certaines personnes et une perte de sentiment d’appartenance. Pour eux, ce mal-être est directement lié au manque d’échanges informels et donc de convivialité.
« La pause en dehors du bureau ça permet de couper et de croiser des gens »
Employé d’une entreprise que nous avons accompagné dans une réflexion sur les espaces de travail
- Circulation des informations et créativité : les échanges informels participent à la circulation des informations au sein d’un service mais également inter-service. Cela facilite la coopération et la concertation entre agents et entre services. Cela permet même parfois de débloquer des situations. En effet, ce type d’échanges permet d’avoir un point de vue extérieur sur une problématique et peuvent déboucher sur des solutions auxquelles on n’aurait pas pensé !
- Freine les tensions : la communication informelle et le fait de savoir globalement l’état d’esprit de ses collègues permet de faire remonter plus facilement des tensions, de désamorcer, de comprendre également et de les anticiper.
Environnement de travail et échanges informels
Attention ! Les échanges informels ne se font pas tout seuls. L’environnement de travail a un rôle considérable dans la facilitation de ces échanges.
« Ce serait bien d’avoir des espaces plus ouverts, pour aller dans les autres services de temps en temps »
Employé d’une entreprise que nous avons accompagné dans une réflexion sur les espaces de travail
Chez nous, la cuisine (je dis bien la « cuisine » plutôt que la machine à café pour éviter de me faire reprendre par les buveurs de thé du bureau !) et l’espace de repas sont les deux endroits qui permettent ces échanges.
Certaines entreprises font appel à Tool To Team ou Florès pour étudier le réaménagement de leurs locaux en concertation avec les employés, avec comme déclencheur premier, le manque d’échanges au sein de leurs équipes (et donc de circulation de l’information) et l’isolement au travail.
La suite…
On se rend compte qu’avec la crise du COVID et l’augmentation du télétravail, les échanges informels se sont dégradés. Du coup le bien-être au travail se dégrade également et donc la productivité au travail en est directement impactée.
Alors comment combiner télétravail et échanges informels ? Comment conserver ceux-ci malgré le télétravail ?
Voici un témoignage de l’agence Florès de Bordeaux :
« Longtemps à Bordeaux nous n’étions pas nombreuses et donc sans bureau pour se retrouver : on a donc dû s’adapter ! Voici des astuces qui ont été mises en place pour garder le lien :
- Pendant le COVID : les visio-café, pour prendre une pause de 15 min et papoter à 2 ou 3, en changeant d’interlocuteurs régulièrement
- Faire en sorte de parler chaque jour à une personne, donc prendre son tél et appeler un(e) collègue pour prendre de ses nouvelles et parler des études si besoin, échanger sur leur avancement
- Faire des déplacements un moment convivial : avec trajet en voiture/train ensemble pour discuter, repas du midi ensemble, éventuellement soirée à l’hôtel aussi : histoire de rattraper le temps perdu
- Se voir en dehors du travail : restos le soir, surf et brunch le weekend, apéros/pétanque, pique-nique le midi, spectacles, course à pied … (bon il faut éviter de parler des études à ce moment-là quand même)
- Echanger à l’écrit via des conversations Slack ou Whatsapp avec les collègues les plus proches (pour facilement organiser les prochaines retrouvailles physiques justement !)
- Caler sa venue au bureau sur celle des autres (quand il y a la place !) pour croiser ses collègues : si un collègue ne vient qu’une fois par semaine au bureau, être là le jour J !
Bref, vous l’aurez compris chez Tool to Team et Florès nous revendiquons l’échange informel. Alors à vous de jouer ! Et si vous avez besoin de nous pour aider à leur mise en place n’hésitez pas !
P.M.
