Dans le cadre d’une mission de programmation pour restructurer des services municipaux, nous avons été confrontés chez Florès à la décision de la Ville de mettre en place des espaces de travail en flex-office. Et donc d’instaurer du flex-office en collectivité publique.
Flex-office et dangers
Pour rappel le flex-office c’est : un ensemble de postes de travail non attitrés et de formats variés (boxes pour téléphoner, salles de réunion, espaces de coworking, bureaux partagés ou bureau fermé, espace ouvert, mobiliers adaptés à différentes postures…). En gros, vous arrivez et vous installez à un poste libre ou pré-réservé. Le flex-office permet de réduire le nombre de postes utilisés par les personnes en télétravail, réunion ou déplacement. Il les mutualise.
Cette forme de travail ne fait pas vraiment partie de la culture des administrations publiques (voir notre article sur le flex office dans les administrations et collectivités). D’autre part, ce choix ne doit pas être pris à la légère. En effet, s’il n’est pas accepté par tous et adapté aux spécificités des différents postes, il a de fortes chances d’aboutir à un échec. C’était bien le risque auquel nous étions confrontés dans notre situation. Le choix du scénario d’organisation des espaces de travail des agents s’était fait sans leur consultation préalable.
C’est pourquoi Florès a proposé à la Ville une mission d’« accompagnement au changement » coachée par Tool to Team. Cela afin que les agents puissent s’approprier le projet. Mais aussi co-construire l’organisation spatiale mais aussi l’organisation globale du travail que cela induit.
Une équipe projet : un rôle moteur
Pour cela, une équipe projet a été mise en place. Elle comprend 2 représentants volontaires de chaque service concerné, qui seront les « ambassadeurs » du projet auprès de leurs collègues et chef de service. Ils ne sont pas forcément acquis à la cause, mais doivent être suffisamment impliqués et constructifs pour représenter les besoins collectifs et permettre d’alimenter et adapter le projet.
Le Benchmark : s’inspirer de ce qui se fait ailleurs
Un premier atelier permet de partager les craintes, besoins et envies avec l’équipe projet. Nous accompagnons ensuite cette équipe pour visiter des locaux qui ont été aménagés en flex-office. Cela permet également, et surtout, d’échanger avec le personnel qui y travaille. Il s’agit de trouver des administrations publiques avec des fonctionnements similaires qui ont mis en place cette organisation. Bien évidemment, de préférence, cette organisation doit bien avoir été acceptée par le personnel. Et elles existent ! Nous avons ainsi pu visiter les locaux du service Cohésion sociale et habitat de l’agglomération de Roanne, et bientôt les bureaux de l’ARS à Lyon.
S’assurer d’une vision partagée
La 2ème partie de notre mission consistera ensuite en plusieurs ateliers « macrozoning » par service. Ceux-ci seront faits avec un petit groupe comprenant, en plus des 2 ambassadeurs, le chef de service et 2 ou 3 agents. Il s’agira lors de cet atelier de :
- Faire exprimer les agents plus largement sur les besoins prioritaires,
- Etablir la liste de tous les espaces élémentaires nécessaires dans leur espace de travail. Définir tous les types (ilots collaboratifs, espace silence, plateforme projets…). Valider leur surface et leur nombre
- Caractériser l’identité du service et ses liens avec les autres services
Il s’agira également à ce moment-là de s’assurer de l’adhésion générale à l’organisation proposée, que ce soit du flex-office ou une forme adaptée aux contraintes particulières. Cette étape est primordiale et gage de la réussite ou non du projet.
Co-construire avec les usagers
Enfin, dans un 3ème temps, un atelier participatif « microzoning » permettra aux ambassadeurs de co-construire le projet. Il s’agira de positionner les espaces élémentaires à chaque étage pour répondre aux besoins fonctionnels. Il s’agira également de déterminer les ambiances qui leur permettront de s’approprier les lieux, et d’identifier les équipements technologiques et les règles de fonctionnement nécessaires.
Les résultats de cet atelier seront intégrés au programme de maîtrise d’œuvre pour les travaux de restructuration du bâtiment. Il s’agira également de poursuivre l’implication du groupe projet tout au long du projet et même du chantier, avec le futur maîtrise d’œuvre.
La suite au prochain numéro !
Comme vous l’avez compris, cette mission d’accompagnement au changement est en cours. Elle doit permettre de finaliser le programme technique détaillé sur la base d’un projet partagé. Nous reviendrons donc avec un retour d’expérience, nous en sommes convaincus, positif !
L.V.
