Pour l’équipe qui a la responsabilité du projet immobilier, l’emménagement sonne la fin du projet. On est en effet après les phases de macro-zoning, micro-zoning, rédaction de DCE et réalisation des travaux. Mais ce qui est la fin pour certains est en fait le vrai début pour les collaborateurs, celles et ceux qui découvrent de nouveaux locaux. Souvent, l’essentiel de l’énergie a été mis dans les phases amont. Les collaborateurs ne sont donc pas ou peu accompagnés à cette étape. Alors que c’est pour eux un moment charnière et pour les objectifs de votre projet, la véritable confrontation à la réalité. Chez Tool to Team nous proposons de faire une crémaillère pour « fêter » l’emménagement dans vos nouveaux bureaux.
Il n’y a pas que les locaux qui sont nouveaux
Avec de nouveaux locaux arrivent plusieurs nouveautés :
- De nouveaux matériels. Ils ont été choisis pour répondre à des enjeux précis, mais dont les bénéfices ne seront effectifs que si les personnes savent les utiliser au maximum de leur capacité. Le cas d’une chaise ergonomique est emblématique. Si personne ne prend le temps de montrer aux collaborateurs comment la régler et donne des repères ergonomiques pour une posture aidante au travail, alors votre chaise passera à côté de son objectif. Pour les outils informatiques, les mêmes causes produisent les mêmes effets. Le magnifique tableau numérique de la salle de créativité offre des fonctionnalités incroyables. Cependant, on ne l’utilisera qu’à 10% de ses capacités si personne de la maintenance informatique forme sérieusement vos collaborateurs, pour en tirer 100% d’efficacité ;
- De nouvelles règles, pensées pour des usages précis. Evidemment, si l’on ne partage et discute pas ces règles pour en comprendre le bien-fondé, alors elles resteront lettre morte. Créant ensuite des espaces qui ne donneront pas la mesure des usages pour lesquels ils avaient été imaginés.
La crémaillère, un moyen ludique et joyeux de prendre en main vos nouveaux espaces
Avec Michelin, pour le réaménagement de la Ligne Business Off-Higway Transportation (OHT), nous avons mis en musique une crémaillère lors de l’emménagement dans les locaux. Pendant une demi-journée, les collaborateurs étaient répartis en petites équipes. Ils ont parcouru les locaux, avec des temps d’arrêt sur certains lieux pour se former aux nouvelles règles et au nouveau matériel :
- La bibliothèque est la zone silence du plateau. Des dessins de mouches sont punaisés au plafond pour faire comprendre à chacun qu’ici « on doit pouvoir entendre les mouches voler ». Cela a également permis de discuter une règle forte de ce lieu : si j’y suis présent c’est que je ne souhaite pas être dérangé, quelle que soit la raison …Même pour dire bonjour.
- La salle collaborative contient des outils numériques. Les techniciens de la maintenance informatique ont pu former chacun à l’utilisation des outils de visio-conférence. En n’oubliant pas les réglages du son et de l’image, qui faciliteront la vie des réunions en visio.
- Le milieu du plateau est une zone de travail. Les collaborateurs ont appris à régler leur chaise ergonomique pour une posture optimale. Une représentante du fournisseur de mobilier était venue pour l’occasion, leur montront le fonctionnement et utilisation de tels outils.
Bref vous l’avez compris, ce temps d’appropriation rend les collaborateurs autonomes. Mais il permet aussi d’avoir des investissements rentabilisés par une utilisation optimale des ressources mises à disposition. La crémaillère ce n’est pas du temps de perdu, croyez-nous !
E.P.
