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Carte Blanche

Le space planning, à la manière Tool To Team

Le 10 novembre dernier, nous avons accueilli les membres du cluster Eco-Bâtiment dans les locaux de Florès, à Lyon, pour un petit déjeuner business. Nous leur avons présente le space planning, à la manière Tool to Team. Nous avons été ravis de voir l’intérêt des personnes présentes pour notre approche du space planning, faisant la part belle à l’implication sincère des salariés dans l’aménagement de leur espace de travail.

Je reviendrais sur 3 points qui sont ressortis des discussions.

Co-décider

S’il est raisonnable et sain qu’une équipe de direction décide des finalités d’un nouvel espace de travail (coopérer mieux, accueillir nos clients, etc) ou, que la direction immobilière décide des choix de structure (remplacer la ventilation, améliorer la consommation énergétique, etc), il est souvent contre-productif que ces mêmes équipes de direction prennent des décisions que les salariés peuvent très bien prendre par eux-mêmes. Par exemple, l’implantation des postes de travail, flex ou pas flex, le nombre et la taille des espaces collaboratifs, etc.

En étant décideurs de ces aspects qui toucheront directement leur qualité de travail, les salariés en seront les ambassadeurs au quotidien. Redécouvrez nos 5 conseils pour bien aménager ses espaces de travail.

Notre parti pris en amont d’un projet d’aménagement, c’est de distribuer les décisions pour s’assurer que chacune sera prise par les acteurs pertinents. C’est ce que nous appelons la gouvernance partagée.

Co-construire

Co-construire revient à imaginer des solutions par et pour les équipiers, en prenant en compte leur vécu et ainsi, leurs usages. Mais, quoi de plus difficile que d’exprimer son vécu sans se focaliser seulement sur les quelques points qui nous agacent au quotidien ?

En cela le jeu « c’est ton jour » est un support précieux pour pouvoir raconter sa journée. Du lever au coucher, pouvoir faire état de toutes les situations de travail en identifiant ce qui fonctionne bien et qui serait à conserver, de ce qui est difficile voire, irritant et qu’il faudrait changer.

C’est parce qu’elle sont ancrées dans le vécu des salariés que les solutions d’aménagement répondront pleinement à leurs besoins.

Emménager

Souvent, pour l’équipe projet, l’emménagement dans les locaux suite aux travaux correspond à la fin du projet. 
Mais, pour les salariés qui emménagent, c’est le début de l’aventure

Quand ils soulèvent des difficultés dans la prise en main de leur locaux, ils n’ont plus d’interlocuteurs projet et doivent s’en remettre aux acteurs de la maintenance qui ne sont pas informés. 

Résultat : agacement et frustration.

Notre parti pris, chez Tool To Team, c’est d’abord :

  • d’embarquer dans l’équipe projet, tous les services supports qui seront des ressources pendant le projet mais aussi après l’emménagement : le service informatique pour les nouveaux équipements, la maintenance pour la prise en main des nouveaux matériaux, les ergonomes pour la bonne adaptation des espaces, etc.
  • Mais c’est aussi de faire une « crémaillère » durant laquelle les salariés pourront découvrir leur nouveaux locaux, comprendre les usages et arrêter des règles de vie commune, s’approprier les nouveaux matériaux et notamment informatiques. 

Certains veulent conduire le changement. Nous, chez Tool To Team, nous voulons changer de conduite !

E.P.

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