Animer une réunion : nos 5 conseils

Vous perdez votre temps en réunion ? Vous sortez de ces temps d’échange dans le flou ? Vous avez l’impression que c’est inutile et barbant ? Verdict : vous souffrez de réunionite aigue ! Rassurez-vous, ce mal se soigne. Dans nos métiers, chez Tool To Team et Florès, nous sommes amenés à animer de nombreuses réunions : concertations avec les utilisateurs, comités de pilotage pour validation de livrables, réunion de travail, …. Forts de notre expérience et de nos diverses formations suivies (prise de parole en public, facilitation graphique), nous vous livrons quelques conseils, que nous mettons chaque jour en pratique en interne ou avec nos clients.

1 – La réunion, tu prépareras

Avant de convier vos interlocuteurs à une réunion, il est nécessaire de la préparer. Il faut notamment se questionner sur les participants (le rôle de chacun, la pertinence de leur présence, le nombre de participant). Si plusieurs sujets sont à traiter, il est possible d’échelonner la présence de chacun. Attention à éviter d’imposer à quelqu’un d’être présent sur toute la demi-journée si son intervention ne dure qu’une dizaine de minutes !

Une fois les participants identifiés : il s’agit de trouver une disponibilité commune. La date mais aussi l’horaire a son importance : chacun doit être frais, dispo (éviter après manger ou en toute fin de journée), et à l’heure (éviter après un déplacement) !

De plus, il vous faudra transmettre des invitations à la réunion aux participants. Ces invitations préciseront le lieu et date de rendez-vous mais surtout l’ordre du jour. Cet ordre du jour (ODJ pour les fins connaisseurs) présente les sujets qui seront abordés. Il doit être le plus clair possible pour être compris de tous. Il est possible de travailler la forme, avec des invitations graphiques et visuelles. Un exemple ci-dessous que nous utilisons pour pour des concertations citoyennes.

Enfin, n’oubliez pas les supports numérique ou papier utiles, ainsi que les outils nécessaires (post-it, ordinateur, stylos …)

2 – L’animation, tu soigneras

LE rôle sacré est celui d’animateur : il présente, oriente les sujets d’échange, pose les questions, recadre les personnes dispersées … Il doit en quelque sorte être le chef d’orchestre de l’échange. En tant qu’animateur, vous devez penser à :

• Faire circuler une feuille de présence que chaque participant complète
• Introduire le sujet de la réunion, et notamment son objectif : faut-il arriver à un résultat à l’issue de la réunion ?
• Présenter le cadre de parole : les participants peuvent-ils poser des questions en cours de présentation ? Comment peuvent-ils prendre la parole ?
• Avoir une prise de parole claire, posée, articulée et audible
• Adapter votre posture. Être debout s’il s’agit d’une réunion de présentation (pour faire en sorte d’être bien identifié) ou bien être assis dans la même posture que les autres participants s’il s’agit d’une réunion d’échange, de travail.
• Avoir un support projeté : utile, mais pas nécessaire ! Ce support doit illustrer vos propos, et non les noyer. Evitez ainsi un support trop lourd, avec du texte rédigé. Si vous avez besoin d’une trame, privilégiez des notes détaillées sur un papier que vous gardez pour vous, plutôt que sur le support projeté.

3 – Le temps, tu scruteras

Rien de pire que les réunions qui s’éternisent au point de rater son train de retour … Comme bras droit de l’animateur, le gardien du temps possède un rôle indispensable à la bonne tenue d’une réunion. Il s’assure de respecter l’heure de fin de réunion, pour que chacun puisse retourner à ses obligations. Pour cela, en tant que gardien du temps, vous devez :

• Avoir identifié en amont le temps à passer sur chaque sujet
• Prévenir le groupe et surtout l’animateur du temps restant au fur et à mesure. Ce dernier doit être très adaptable, pour pouvoir accélérer sur certains points en cas de retard à rattraper
• Vous assurer que les éléments inscrits à l’ordre du jour ont tous été traités avant de clôturer la réunion

4 – La restitution, tu ne manqueras pas

En fin de réunion, l’animateur doit veiller sur les 10 dernières minutes à apporter une conclusion à l’échange (synthèse des arbitrages, suites à donner, échéances à suivre etc). Cela permet de finir la réunion avec clarté sur un consensus.

De plus, une réunion ne serait pas réussie sans un retour partagé aux participants ! Le fameux compte rendu, CR pour les intimes. Il est à transmettre à l’ensemble des participants au plus vite à l’issue de la réunion (tant que tout est frais dans l’esprit de chacun), une fois validé par le chargé d’opération.

Pour cela, il existe un troisième rôle prépondérant : le scribe, qui prend des notes au cours de la réunion. Chaque rôle peut être porté par une même personne, mais nous conseillons d’être au moins deux, car prendre des notes et animer est parfois difficile. Pour chaque compte rendu, vous devez :

• Lister les participants (d’où l’utilité de la feuille de présence)
• Adapter le niveau de détail selon ce dont vous voulez rendre compte (liste de points abordés, extraits de propos « Mme XX précise que … », décisions prises, …)
• Adapter le style de la restitution : sous forme de mail, de document, ou sous une forme plus synthétique comme un poster ou une infographie

5 – L’espace, tu adapteras

Le lieu dans lequel se déroule la réunion a son importance pour donner le ton et servir de support aux conseils précédents : dans un amphithéâtre, une salle dédiée, à la cafétéria, ou pourquoi pas en extérieur … Selon nous, l’espace de réunion doit être :

• Adaptable. Un espace reconfigurable selon les effectifs et le type de réunion (en mode présentation, en rond pour échanger …), via des équipements mobiles. Si vous ne possédez pas dans vos locaux d’espace adapté à votre type de réunion, pensez à la location ! Nous l’avions essayé, on vous raconte ici.
• Equipé de mobilier adéquat. Mange debout certes peu confortables mais ce qui permet d’accélérer la réunion, mobilier détente pour une ambiance décontractée et créative, tables ou tablettes permettant la prise de note des participants, « bulle de réunion » pour des points en tout petit comité au sein d’open space, …
• Connecté. Pour une participation à distance, la projection de supports ou l’utilisation d’ordinateurs portables,vidéo, caméra, sono, vidéoprojecteur/ écran, prises de courant en nombre suffisant, …
• Confortable thermiquement malgré une occupation variable. Une salle de 15 personnes peut vite surchauffer et saturer en CO2
• Confortable visuellement. Vue sur l’extérieur, éclairage naturel en 1^er jour, niveau lumineux suffisant à la fois pour le plan de travail et l’écran, occultation possible pour éviter l’éblouissement, …

Vous l’aurez compris, une réunion réussie est une réunion efficace. Ce qui nécessite … de la préparation, de l’entrainement et de l’adaptabilité. A vous de jouer !

M.R.