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Quels remèdes contre la réunionite aiguë ?

C’est la rentrée ! Vous avez retrouvé le chemin du travail, mais vous n’êtes pas au top de votre forme et on vous a diagnostiqué une réunionite aiguë ? Pas de panique, on a le remède ! 

La réunionite, c’est quoi ?

Réunionite : nom féminin – Terme péjoratif qui désigne la manie d’organiser des réunions de travail, souvent inutiles. 

Vous enchaînez les réunions inefficaces ? Vous ne connaissez pas toujours l’ordre du jour de vos réunions ? Vous pensez que votre présence n’est pas nécessaire mais pourtant, vous êtes bien présent à une réunion ? Les participants ont du mal à faire les arbitrages nécessaires durant une réunion (vous aussi, par la même occasion) ? Vous êtes en perte de motivation avant même de participer à une réunion ? Vous êtes visiblement atteint par ce problème malheureusement trop répandu dans le monde de l’entreprise : la réunionite !

Il est grand temps de repenser la culture de vos réunions !

Nous vous donnons quelques billes, que voici : 

Une réunion, ça se prépare ! 

  • Définir un ordre du jour : avec des objectifs clairs, atteignables et s’y tenir.
  • Envoyer l’ordre du jour à tous les participants plusieurs jours avant la réunion et identifier les éléments à préparer, en impliquant personnellement les personnes concernées.  Les rôles de chacun sont alors bien identifiés. 
  • S’assurer que sa présence est indispensable avant d’accepter une invitation – et à l’inverse, convier obligatoirement les participants dont la présence nécessite des arbitrages. 
  • Fixer une durée de réunion réaliste pour atteindre les objectifs fixés. Il est possible d’attribuer le rôle de « maître du temps » à un participant, afin de s’assurer du bon déroulé de la réunion, et de la bonne prise en compte de tous les sujets à aborder. 

Les réunions les plus courtes sont bien souvent les plus efficaces !

  • Attribuer des actions claires et concises en fin de réunion. Une réunion terminée marque bien souvent le début d’actions à mener pour atteindre un objectif fixé. 

Les locaux aussi ont leur rôle à jouer ! 

  • Faites le vide dans vos salles de réunion ! Et testez les « stand-up meeting » ! Plus besoin de chaises, ni te tables. Les murs d’écriture ou d’affichage peuvent suffire pour organiser une réunion. La force, le dynamisme, la spontanéité et la productivité du groupe n’en seront que décuplés ! Des études démontrent que les réunions assises durent 34% plus longtemps que celles menées debout, sans pour autant parvenir à de meilleurs résultats (Source : Organisologie.com). 
  • Vivez le « ici et maintenant » pour une meilleure concentration sur les sujets à aborder en réunion. Faites le vide aussi sur vous ! Une réunion sera bien plus efficace sans téléphone et sans ordinateur. Pour cela, et si le stand-up meeting ne vous convient pas, vous pouvez opter pour des fauteuils confortables, sans table. Votre salle de réunion sera ainsi modulable à souhait !
  • Pour les plus téméraires : les réunions en mouvement font aussi partie du remède ! Si vos locaux sont à proximité d’un parc par exemple, pourquoi ne pas troquer la réunion de 14h, autrement dit la sieste, par une balade digestive ? En vous dirigeant physiquement vers vos objectifs, ils vous paraitrons sans doute plus atteignables !

Essayez aussi le « no meeting day » 🙂

Bonne réunion !

C.N.

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